Опыт, которым делится бизнес-тренер Дария Бикбаева, поможет не только тем, кто собирается начать свое дело или уже имеет бизнес, но даже домохозяйкам. В самом деле: мало кто из нас владеет искусством делегирования полномочий. А ведь умение не браться за все самому делает жизнь радостнее, а работу — успешнее.
Почему мы не любим делегировать
Одним из шагов по организации своего дела должна стать ревизия вашей занятости: нужно оставить значимые дела и избавиться от ненужных. Когда мы оставим для себя только те занятия, которые нам интересны, важны и необходимы, а остальное передадим верным помощникам, наша продуктивность увеличится в разы.
Чтобы это сделать без особых затруднений, начните писать список «Я не люблю».
Пусть в него попадет все, что вы не любите. Например, заправлять постель, вести телефонные переговоры с клиентами, мыть посуду, стоять в очередях, проверять бухгалтерские отчеты, отвечать на электронную почту, вести страничку в социальной сети, недобросовестных подрядчиков, злых людей, узкие брюки, сварливых женщин и т.д.
Многие творческие люди боятся делегировать полномочия по разным причинам. Во-первых, потому, что «лучше меня это никто сделать не может». Во-вторых, «неудобно беспокоить или эксплуатировать». И вообще, слово «делегирование» звучит угрожающе.
Чтобы снизить остроту ситуации, предлагаю изменить это понятие на «подарок». Наши ненужные дела для кого-то могут стать самым лучшим подарком и спасением в их ситуации. А мы, передавая, делясь, делаем подарок и себе, так как получаем взамен самое ценное — время, которое можем израсходовать на более важные дела.
Бизнес-тренер Брайан Трейси (на русском вышла его книга «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь») на своем мастер-классе покорил меня замечанием о том, что время невозможно сэкономить, его можно лишь по-разному израсходовать. Трейси привел, на мой взгляд, очень показательный пример из собственной жизни.
На протяжении многих лет одной из его домашних обязанностей была еженедельная стрижка газона. И вот однажды Брайан собрался заняться травой на лужайке перед домом, но обнаружил, что газон уже подстрижен. Оказывается, его супруга наняла садовника, который за пару часов и 20 долларов сделал эту работу. Причиной такой перемены стало вовсе не сомнительное качество работы Трейси, а идея его жены о том, что муж больше не должен тратить на рутину время, которое так необходимо его семье, читателям книг и слушателям лекций. «Твое время, Брайан, стоит гораздо дороже! Ты больше не имеешь права стричь газон!» — объяснила она удивленному супругу свое решение.
Кому довериться?
Где найти нужных людей? Что сделать, чтобы сотрудники не сбегали в другие компании? Письма с такими вопросами я получаю ежедневно. Прежде чем ответить, я хочу вернуться к тому моменту, когда я сама только начала свой бизнес по организации праздников.
Первый свой заказ — организацию 10-летнего юбилея крупнейшего в Татарстане банка «Ак Барс банк» — я не только получила исключительно благодаря своей уверенности и, если хотите, напору, но и реализовала сама, без каких-либо помощников, ассистентов и менеджеров. Еще только собираясь на встречу с руководством банка, я внутренне настроилась на то, что смогу провести праздник лучше других. Видимо, моя уверенность передалась клиенту, и мне заказали проведение этого мероприятия: ВИП-прием на 400 человек плюс корпоративный праздник для сотрудников на 1000 человек. Не вдаваясь в подробности, скажу, что праздник прошел отлично. Наше сотрудничество с «Ак Барс банком» успешно развивалось долгое время.
Еще одним «приобретением» в этой истории для меня стала возможность полностью самостоятельно пройти весь процесс от «А» до «Я», прочувствовать все его тонкости и слабые места. Я поняла, что могу делать такие вещи, что ничего невозможного в этом нет даже для одного человека. Но иметь команду все же не помешает.
Хотя бы уже потому, что помощникам можно делегировать многие организационные моменты, которые не требуют моего участия: составление списков, встреча артистов, запуск фонограмм, контроль звука, света, декораций и т.д. Я начала с того, что стала нанимать исполнителей на проекты, потом у меня появилась первая помощница и так шаг за шагом выросли несколько бизнесов.
Не хочу на это тратить время!
Первым шагом на пути создания вашей команды должен стать подбор помощников для решения задач, на которые вы не имеете права тратить свое время. Определить такие дела довольно просто — если в вашем списке дел есть функции, которые вы выполняете уже «на автомате», значит, эти функции пора делегировать.
Правильно распределять обязанности и нагрузку в вопросах делегирования вам поможет тот самый список, куда вы будете вносить дела и задачи, которые больше не хотите делать: «Не хочу вести социальные сети», «Не хочу тратить время на очередь в ОВИРе». Внесите в него вопросы, которые вы либо не можете делать, поскольку не хватает знаний, либо уже не хотите, потому что эти задачи мешают вам двигаться дальше.
Выписывайте такие дела на листочек или в заметках на электронном устройстве. Через неделю-две у вас накопится целый список. Задайте себе вопрос: «Точно ли я должен это делать?» Задайте его не один раз, потому что с первого раза ответ будет однозначный — никто кроме вас с делом не справится! Но через некоторое время приходит нужный ответ и находится нужный человек.
Если список получается огромным, скорее всего, в него вошли как домашние дела, так и рабочие, например, обновить информацию на сайте, купить продукты в магазине, забрать и отвезти детей в школу и т.д. В этом случае распределите задачи по группам (бытовые дела, финансы, поездки) — так будет проще найти помощников.
После того как вы определитесь с количеством задач, к решению которых планируете привлечь дополнительную рабочую силу, и поймете, какие именно сотрудники вам нужны, проанализируйте, с какой частотой вам приходится заниматься этими задачами — каждый день, раз в неделю, раз в месяц?
Одна из моих слушательниц не может себе позволить постоянного сотрудника с большим окладом. Но это вовсе не мешает ей иметь помощников. Изучив свой список дел на делегирование, она выяснила, что основную его часть составляют дела, которые требуют внимания один раз в неделю, а затем нашла человека, который охотно занимается всеми ими в свой выходной в качестве дополнительного заработка. Так моя слушательница перестала делать дела, имеющие для нее низкую ценность, освободила четыре дня в месяц для решения более важных дел и помогла человеку.
Какие сотрудники вам нужны
Если вы хотите построить большой бизнес, то самый первый сотрудник, которого нужно взять на работу, — это личный помощник. В идеале этот человек должен быть многофункциональным, то есть с легкостью заменять вас везде, где ваше присутствие необязательно постоянно или необязательно вообще — сбор документов, ожидание в очередях, организация поездок и прочая рутина.
А вот когда личный помощник найден и процесс «притирки» успешно завершен, можно озаботиться подбором непосредственно руководителей проектов. Первую такую сотрудницу я взяла по рекомендации. На все встречи и переговоры моя юная коллега ездила со мной. Мне очень хотелось, чтобы она видела, как я общаюсь с клиентами, как отвечаю на звонки и на письма. Нужный результат был достигнут. Из новичка, делающего первые робкие шаги, она выросла в хорошего руководителя и заменила меня во многих проектах.
Сегодня я уже действую по-другому. Времени на обучение у нас практически нет, поэтому с каждым новым сотрудником мы, прежде всего, договариваемся о взаимном испытательном сроке. Для меня как для руководителя это месяц пристального наблюдения. Я даю множество заданий в самых разных направлениях нашей деятельности и смотрю, с каким отношением приступает к ним мой будущий сотрудник. Признаюсь, в профессии организатора самое важное на начальном этапе — не уровень профессионализма (этому мы научим), а желание человека искать и находить решения, умение генерировать идеи и защищать их.
Как-то одной из своих сотрудниц по имени Тамара на испытательном сроке я поставила задачу развесить по городу 300 скворечников с названием нашей компании. При этом не выделила ей на эту акцию ни копейки. Тамара нашла отличный выход: договорилась со школами, и те провели акцию, развесив скворечники. Нужно ли говорить о том, что человек с такими организаторскими способностями был принят в штат?
В следующий раз мы расскажем о том, как проводить интервью с соискателями, находить и удерживать сотрудников.
