Когда вы работаете на себя, управление временем — важная проблема. Некоторые умеют опустить голову и работать, работать, работать. Другие (я в их числе) отвлекаются на всякие пустяки. Для многих предпринимателей работать от звонка до звонка так же непросто, как отмечать время ухода. Как выкроить на работу достаточно времени, чтобы движение не останавливалось и оставались силы на жизнь?
Тайм-менеджмент для своего бизнеса
Будем честны: быть руководителем — привилегия. Вы можете начать работу, когда хотите, трудиться, как вам нравится, и носить все, что поражает ваше воображение.
Это хорошо. Но нет никого, кто наставил бы вас на путь истинный. Быть собственным надсмотрщиком непросто. Вот некоторые проверенные идеи, чтобы помочь с ужасной тоской «нет времени, чтобы все успеть и еще пожить», которая периодически накатывает.
Создайте описание работы для себя. Если бы вы собирались нанять менеджера в свою компанию, как бы выглядела должностная инструкция? Какими навыками должен обладать этот человек? Какие качества вам важны? Создайте описание, которое вы бы искали в интернете, если бы вам была нужна постоянная работа.
Включите все обязанности, которые обычно включают. Напишите подробный перечень ежедневных дел, выполнения которых вы ожидаете от вашего сотрудника. Перечислите все компьютерные и маркетинговые навыки, необходимые ему. Пишите так подробно и тщательно, как можете.
Можно ли сделать все из вашего списка за один день? Скорее всего, нет. Помните, что вашему сотруднику нужны перерывы (не считая обеда), время на восстановление и пространство, чтобы проявлять творческий подход и расти.
Можно ли что-нибудь упростить в описании? Перенести, чтобы сэкономить время, или вообще убрать?
Меган Хант, дизайнер
Отслеживайте свои проекты во времени. Перед тем как начать проект, независимо от его масштабов, подумайте, сколько времени займет его выполнение.
А потом засеките время. Будьте честны. Включите перерывы и то время, когда вы отвлекались, даже просто глядели в окно (особенно если «глядеть в окно» означает сидение в интернете для того, чтобы занять себя, а не выполнять задачу).
Начните с малого, а потом ставьте себе задачи помасштабнее. Например, пишите в блог. В следующий раз обратите внимание, взглянув на настенные или наручные часы, сколько времени это у вас занимает. Что вы заметили? Удивлены? Почти все занимает больше времени, чем вы ожидали? Знаю, знаю, это жестоко, но факт остается фактом.
Перейдем к более крупным задачам, например, созданию визиток для клиента или вязке шали. Очень важно быть реалистом в вопросе оценки необходимого времени. Это полезная информация, которая поможет вам разгрузить себя или организовать дела.
Если вы заметите, что какие-то задачи регулярно отнимают у вас слишком много времени, то необходимо внести коррективы. Ничего страшного. Нужно не просто наблюдать, а учиться и приспосабливаться.
Вы легко отвлекаетесь? Я тоже. Вот мой излюбленный прием — я называю его фокусом с таймером.
Достаточно обычного кухонного таймера или таймера на телефоне. Установите его на то время, в течение которого вы способны сосредоточиться на задаче, например 45 минут. Затем сконцентрируйтесь на работе на 45 минут. Теперь устройте себе 15-минутный перерыв. Используйте его с умом. Я хожу в ванную, пью кофе или читаю Twitter.
Когда вы начнете использовать фокус с таймером, производительность станет расти. Экспериментируйте, чтобы подобрать идеальную для себя комбинацию. Я лучше всего работаю с интервалами 50/10.
Если передо мной стоит огромная задача, я стараюсь изо всех сил, а потом перехожу на режим 25/10. Наконец, определитесь, сколько таких интервалов вам нужно в день. Шесть 45-минутных сеансов — это 4,5 часа целенаправленной работы.
Выберите день, чтобы использовать фокус с таймером. Попробуйте три разные комбинации времени. Начните с 45/15, а затем попробуйте вариант 50/10. Если вы чувствуете себя уверенно, оцените свои ощущения при 60/20.
Были ли вы продуктивны и занимались делом? Были перерывы слишком длинными, слишком короткими или в самый раз? Определите, какая комбинация для вас лучше всего, и используйте ее.
Эксперимент со списком дел
Многие начинают день с составления списка задач. У вас даже может быть несколько списков: то, чего вы хотите достичь в течение месяца; список задач для проекта; список домашних дел.
Списки могут подавлять вас и портить настроение. Попробуйте новую форму: учитывайте свою ситуацию и истинные приоритеты.
Разделите свой список на три категории. Цели в верхней части должны быть обязательны к исполнению: это то, что наиболее важно для вас. Вы не можете прекратить работу, пока не закончите с ними. Старайтесь, чтобы у вас не было слишком много таких дел в один день. Разумное количество — три-пять. Примеры: работа с важными клиентами, выполнение срочных заказов, посещение запланированных встреч.
Вторая категория — то, что обеспечивает текущее состояние вашего бизнеса и необходимо для выполнения дел из первой категории. Ничего не развалится, если вы не успеете их сделать, но помните, что они имеют свойство накапливаться. Этим вы занимаетесь в промежутках между обязательными задачами. Как правило, они приносят пользу, будучи даже наполовину сделанными. Например, провести исследование для проекта, или найти нового поставщика, или отыскать какой-нибудь файл до конца недели.
Третья часть списка состоит из маленьких дел, которые можно сделать за 15 минут. Они могут следовать из ваших намерений и целей или просто помогать вам оставаться организованным. Так, например, я стараюсь заархивировать или удалить десять писем из разных аккаунтов электронной почты. Эти маленькие задачи полезны во многих отношениях. Эти десять писем действительно отнимают часть моего времени! Еще я могу откорректировать свой список. Эти незначительные и не особо осмысленные хлопоты — хороший способ разгрузить мозг.
Когда работать?
Управлять временем не так сложно, как иногда кажется. Посмотрите на себя и поймите, когда вы работаете наиболее продуктивно. Вы жаворонок или сова? Есть ли у вас дела в определенное время дня, которых можно избежать: например, договоренность о совместном использовании автомобиля или ужин с семьей каждый вечер ровно в 6?
Когда вы трудились на кого-то, то у вас не было никаких проблем в рабочие часы. Руководитель говорил, когда вы должны работать, и вы должны были следовать его графику, чтобы не потерять место. Попробуйте в своем бизнесе действовать так же.
Джоли Гильбо, художник
Когда не работать?
Когда вы начинаете свое дело, кажется заманчивой идея работать без перерывов. Недавно коллега рассказала мне, что очень беспокоится о проекте и в последние недели трудится днем и ночью. Она призналась, что пренебрегает личной жизнью и может сосредоточиться только на работе.
Не попадайте в такую ловушку. Я уверена (как минимум отчасти), что вы хотите открыть свой бизнес, чтобы лучше контролировать свою жизнь. Наличие достаточного количества энергии, которая уходит на бизнес и на будущее, прежде всего результат заботы о себе. Без жизненного баланса вы не будете счастливы, как бы этого ни заслуживали, и пострадает в том числе ваш бизнес, в который вы вложили столько сил.
Поддержание успеха
По иронии судьбы, оставаться успешным — значит иногда игнорировать позывные вашего бизнеса. Рассмотрим несколько готовых решений.
- Проверяйте электронную почту несколько раз в день. (Боже, это так трудно! Я изо всех сил борюсь с этим, и, когда у меня все получается, это очень здорово.)
- Используйте автоответчик в основной электронной почте, чтобы люди понимали, когда вы работаете и когда им ждать ответа.
- Говорите «нет» чаще, чем «да». Вспомните одолжения, которые вы делали для других. Они сослужат вам добрую службу.
- Устраивайте себе по крайней мере один полный день вдали от работы. Можно думать о бизнесе, но ничего не делать. Ни одного электронного письма, звонка, решенной задачи. Займитесь любимым делом и восстановите силы.
- Необходима физическая нагрузка. Когда вам нужен перерыв в середине дня, потянитесь, прогуляйтесь по кварталу, попрыгайте на батуте, мини-трамплине (так делаю я сама). Хороший вариант — танцевальные вечеринки одной песни. Включите любимую песню, увеличьте громкость и танцуйте под нее как сумасшедший. У меня еще есть обруч под столом. Когда я чувствую, что не хочу танцевать, но энергию нужно куда-то девать, я включаю ту же песню и кручу обруч. Песня заканчивается, я возвращаюсь к работе.
Джесси Олсон, писатель, художник
