Скоро свадьба? С чего начать организацию праздника

Организовывать праздник — будь то свадьба или просто встреча друзей — приходилось почти каждому из нас, и на первый взгляд, кажется, все просто: составить список гостей, определиться с местом, продумать угощение... Стоп. Все перечисленное — далеко не первые шаги. Если вам нужно что-то запоминающееся, а не событие для галочки, начать придется с вопросов "зачем?" и "почему?".

Почему мы собираемся вместе? Мы собираемся, чтобы решить проблемы, которые не в состоянии решить сами. Мы собираемся, чтобы отметить какое-то событие, обсудить планы на будущее, поделиться своими успехами, установить дружеские и деловые отношения. Мы собираемся, потому что мы нужны друг другу.

Но в этом весь и парадокс: существует столько поводов собраться, что мы часто не можем расставить приоритеты. И когда мы пропускаем этот первый этап — определение точной и ясной цели, — то часто идем на поводу устаревших или ложных представлений о том, как следует организовывать то или иное мероприятие, и в результате испытываем разочарование.

Мы часто действуем наоборот: выбираем вид мероприятия — а вместе с ним и форму его проведения — до того, как четко определим цель. Мы ошибочно полагаем, что знания формата мероприятия — совет директоров, семинар, день рождения, официальный прием — достаточно для его успешного проведения.

Это касается не только общественных, но и — пожалуй, даже в большей степени — личных мероприятий, особенно тех, которые со временем стали ритуалом. Многие из нас ошибочно полагают, что и так понятно, для чего устраиваются день рождения, свадьба или праздничный ужин. Как результат, наши мероприятия часто не оправдывают наших ожиданий.

Почему я отмечаю день рождения в этом году?

Когда вы не удосуживаетесь задать себе вопрос, с какой целью вы отмечаете день рождения в этом году и на каком жизненном этапе находитесь сейчас, то упускаете возможность превратить свое мероприятие в источник роста, дружеской поддержки и вдохновения. Вы упускаете возможность помочь себе и другим, а не просто хорошо провести время. Именно так я когда-то поступила, отвадив своего мужа от Baby Shower (в американской культуре — вечеринка для будущей мамы в честь предстоящего рождения ребенка).

Мы ожидали первенца, и мои подруги предложили это отметить. Как и большинство людей, мы не задумывались о том, почему устраиваем Baby Shower..

Я была взволнована. Как оказалось, мой муж Ананд тоже. Более того, он хотел участвовать в празднике.

Сначала я думала, что он шутит, но потом поняла, что нет. Он действительно хотел прийти на наш девичник.

Тогда я не видела в этом смысла, но со временем стала задумываться о том, видел ли в этом смысл мой муж.

Я всегда ценила общение с подругами, но в данном случае оно не было приоритетом. Приоритетом были наши семейные узы. Подойди я к этому мероприятию более серьезно, оно могло бы стать своеобразной вехой в нашей совместной жизни и лучше подготовить нас к новой роли. Мы превращались из пары в семью, и если бы я тогда об этом подумала, то организовала бы вечеринку, которая помогла бы нам осуществить этот важный переход.

Традиционный Baby Shower — это праздник для будущих мам, с играми, песнями, открыванием подарков, вязанием носочков и прочими женскими радостями. Он предполагает формат девичника, который сохранился еще с тех времен, когда рождение ребенка и связанные с ним хлопоты были прерогативой матери. Но каким должен быть формат Baby Shower, если его цель больше не отражает существующие представления и реалии? (Может, его даже не следует называть Baby Shower?)

Baby Shower — не единственный вид ритуальных мероприятий, для которых характерен конфликт цели. Свадьбы, выпускные вечера и другие знаковые церемонии часто проводятся в духе времен и верований, которые давно канули в Лету.

Как организовать мероприятие, которое запомнится

Практически каждый раз, когда я взываю к клиентам более продуманно отнестись к цели мероприятия, они иронизируют, что я готовлю их к третьей мировой войне. Тем не менее подход к мероприятию именно в таком ключе помогает сосредоточиться на его уникальной цели.

Как же это сделать? Как определить эту уникальную, ясную и значимую цель? Каковы ее основные критерии?

Первый и самый главный критерий — это конкретность. Чем точнее вы сформулируете цель мероприятия, тем лучше "выстрелите". Я пришла к этому эмпирическим путем, а один из моих клиентов собрал солидную доказательную базу.

Следующий критерий постановки цели — это уникальность. Чем данное собрание, конференция или ужин будет отличаться от остальных ваших собраний, конференций или ужинов?

Цель не должна быть банальной. Банальная цель не поможет вам организовать запоминающееся мероприятие, потому что она не поможет вам составить список гостей, выбрать место и форму проведения и принять другие важные решения. Нестандартная же цель сразу фильтрует решения.

Так, если вы устраиваете свадьбу как возможность отблагодарить своих родителей за все, что они для вас сделали, то оставшееся место лучше отдать их давнему другу, а не своему однокурснику. Если же свадьба устраивается для молодежи, чтобы познакомить гостей со стороны невесты и со стороны жениха, тогда, возможно, лучше пригласить однокурсника.

Как найти цель: 4 способа

Смотрите дальше: если этого не сделать, учительница химии может сказать себе, что ее цель — учить детей химии. И хотя учить детей — благородное занятие, такая формулировка не поможет ей в подготовке к занятиям. Если же она решит, что ее цель — привить детям любовь к органическому миру, это открывает новые возможности.

Копайте глубже: подумайте, почему вы проводите мероприятие (потому что это ежедневное собрание отдела; потому что такова семейная традиция — устраивать пикник на озере и т.п.), и начните копать глубже. Задавайте себе вопросы, почему вы это делаете, пока не докопаетесь до истинных мотивов или ценностей.

Как-то я консультировала организатора книжной презентации и спросила, с какой целью ее устраивают, какие результаты хотят получить. "Сделать эту книгу лучшей книжной новинкой осени", — ответила она.

Если бы мы на этом и остановились, это не помогло бы организаторам разработать план мероприятия, да и, честно говоря, вряд ли вызвало бы большой интерес у общественности. Поэтому мы продолжили копать дальше.

Почему вы считаете, что эта книга заслуживает того, чтобы называться лучшей книгой осени? Почему она так много для вас значит? Она на секунду задумалась, а потом с загоревшимися глазами произнесла: "Потому что она наглядно демонстрирует, как изменение мышления может полностью изменить жизнь". Ага. Вот это уже значимая и вдохновляющая цель, на основе которой можно строить мероприятие.

Я всегда призываю своих клиентов и друзей думать о более глобальных потребностях, которые могло бы затронуть их мероприятие. Какую проблему оно могло бы помочь решить?

Идите от обратного: подумайте, чего вы хотите достичь своим мероприятием, и идите от этого результата в обратном направлении. Любое мероприятие следует организовывать вокруг "желаемого результата". В противном случае оно будет определяться процессом ("как пойдет").

Определение желаемого результата привносит в собрание фокус и имеет еще один положительный момент: позволяет людям понять, насколько им вообще нужно собираться. Иногда все вопросы можно решить по электронной почте.

Такой подход может быть полезным и при организации личных мероприятий, потому что вы в любом случае отнимаете у людей самый ценный ресурс — время. Не следует заявлять во всеуслышание о желаемом результате; он нужен для того, чтобы вы лучше понимали, зачем вы собираетесь и как это лучше организовать. Ужин по случаю Дня благодарения, призванный уладить семейные разногласия, будет отличаться от вечеринки, знаменующей окончание сложного и напряженного года.

Когда действительно нет цели: если после применения всех перечисленных стратегий вы так и не нашли реальный повод для встречи, тогда, возможно, не стоит заморачиваться планированием. Просто организуйте непринужденную беседу или дайте людям "отбой", а в следующий раз планируйте мероприятие только тогда, когда у вас будет конкретная, ясная цель, которая поможет вам определиться с форматом и программой.

Как превратить мероприятие ни о чем в мероприятие о чем‑то