Редко кому легко работается со своим начальником. И дело здесь часто не только в характере шефа, но и в том, готовы ли мы учитывать его психологические особенности и умело подстраиваться под них. Звучит не очень? Но речь не о приспособленчестве, а о навыках общения, которые сделают вашу работу эффективнее. Вот пять вопросов, ответив на которые, можно научиться управлять своим начальником, вернее, отношениями с ним. А вы используете эти способы?
Зачем изучать стиль работы шефа и подстраиваться под него
Хорошие рабочие отношения с начальником учитывают различия в стилях работы. Например, один менеджер (у которого были достаточно ровные отношения с начальником) четко понимал, что во время общих собраний шеф становится невнимательным и порой даже грубым. Личный стиль работы менеджера был логическим и даже исследовательским. Он сам часто отвлекался от текущей темы, чтобы рассказать о предыстории вопроса и альтернативных подходах. Его же начальник любил обсуждать проблемы с минимальным уровнем детализации, поэтому становился невыдержанным всякий раз, когда его подчиненный уходил в сторону от темы.
Понимая разницу в стилях, менеджер стал более четко излагать вопросы шефу. Для этого он специально перед докладом формулировал для себя короткие записки по существу вопроса и на встрече использовал их как шпаргалки. Каждый раз, прежде чем уклониться от темы, он объяснял, почему считает это необходимым. Незначительная корректировка помогла сделать их встречи более эффективными и избавила от неудобств.
На что же стоит обратить внимание, чтобы максимально согласовать стили работы?
Как ваш начальник воспринимает информацию? Питер Друкер, которого называют отцом-основателем современной науки об управлении, делил руководителей на "слушателей" и "читателей". Некоторым из них нравится получать информацию в форме письменного отчета, чтобы они могли почитать и поизучать ее. Другим лучше работать с информацией, представленной в личном общении, — тогда у них появляется возможность сразу задавать вопросы.
Как замечает Друкер, здесь выводы очевидны. Если ваш начальник — слушатель, вам нужно докладывать ему лично, а потом уже подкреплять рассказ письменным отчетом. Ну, а если ваш шеф — читатель, то вам лучше излагать все важные темы и предложения в виде записки или отчета, прежде чем их обсуждать.
Как ваш начальник принимает решения? Одни боссы предпочитают по мере возникновения проблем сами искать их решения. Таких руководителей мы назовем "высоко вовлеченными" — они, как правило, любят постоянно держать руку на пульсе компании. Обычно для них (и для вас соответственно) достаточно будет просто координировать свою ежедневную повестку дня.
Другой тип начальников предпочитает делегировать принятие решений — они не хотят (или им уже неинтересно) участвовать. Такой тип руководителя рассчитывает, что, если возникнут серьезные проблемы, вы сами придете к нему с готовыми вариантами решений.
Итак, построение отношений на основе совместимых стилей работы предполагает использование сильных сторон друг друга и восполнение слабых.
Вот пример. Некий менеджер, назовем его Павлом, всегда знал, что его шеф — вице-президент по производству — плохо контактировал с людьми, не чувствовал их. Так вот, Павел решил взять эту функцию на себя. Дело в том, что ставки действительно были высоки: все инженеры и техники были членами профсоюза, их компания работала по договору с генподрядчиком, и недавно на них уже поступала жалоба в проверяющие органы.
Чтобы избежать возможных проблем и постоянно держать руку на пульсе, Павел начал теснее взаимодействовать с департаментом планирования и отделом кадров. Он также достиг негласной договоренности с самим начальником о том, что последний будет обсуждать с ним любые кадровые перестановки перед тем, как подпишет финальный документ.
Уже через два месяца трения в коллективе пошли на спад, и начальник искренне оценил советы Павла. Шеф остался благодарен ему за улучшение как показателей работы подразделения, так и микроклимата на предприятии в целом.
Как узнать, чего начальник ждет от вас
У подчиненного, который считает, что ему ничего не нужно специально делать, чтобы узнать ожидания начальника, всегда будут проблемы. Конечно, есть руководители, которые очень подробно и точно излагают, чего ждут от персонала. Но большинство этого не делает. И хотя во многих крупных компаниях есть системы, помогающие планировать работу (к ним можно отнести процессы годового/квартального планирования, оценку результативности), эти системы никогда не функционировали идеально, и нет оснований считать, что положение изменится. Кроме того, в период между датами планирования и оценки результатов ожидания и требования постоянно меняются.
В конечном счете обязанность выяснить ожидания начальника ложится на подчиненного. Эти ожидания могут быть как достаточно общими (скажем, какие вопросы нужно обсуждать с ним и когда), так и очень конкретными (когда должен быть завершен текущий проект, в каком виде шефу нужен промежуточный отчет о ходе его выполнения и нужен ли вообще).
Как выудить нужную информацию из руководителя? Если он излагает мысли неопределенно и обтекаемо, это действительно трудно. Но есть несколько способов. Так, например, можно составить детальную записку о ключевых аспектах работы и отправить ее шефу на утверждение. А потом уже при личной встрече обсудить каждый пункт. В процессе такого обсуждения он озвучит практически все свои ожидания от вас.
Некоторые, чтобы добыть для себя информацию, заводят с шефом неформальные разговоры о том, что можно считать "хорошим руководством" и "какие наши текущие цели". Есть еще один метод, который можно считать совсем уж косвенным, но в некоторых случаях и он действует. Итак, просто запоминайте и анализируйте то, какие обязательства берет на себя ваш начальник перед своим шефом. Несомненно, то, какой метод вы выберете, зависит от стиля работы вашего босса и компании в целом.
Координация взаимных ожиданий также означает, что вы и сами доносите до начальника необходимую информацию и озвучиваете свои требования. Особенно важно, чтобы он был в курсе ваших условий, если вы имеете дело с амбициозным и проактивным шефом. Такие люди обычно склонны чрезмерно завышать планку, которую именно вам нужно приводить в соответствие с реальностью.
Как сообщать начальнику неприятные новости
Количество необходимой начальнику информации о том, что и как делает его подчиненный, различается в зависимости от стиля работы шефа, текущей ситуации в компании, ну и, собственно говоря, от той пресловутой уверенности, которую руководитель испытывает по отношению к своему подчиненному. Но зачастую начальнику нужна более детализированная картина происходящего, чем считает подчиненный. Это происходит потому, что сплошь и рядом сотрудники убеждены, что шеф знает больше, чем есть на самом деле.
Если начальник не любит слышать о проблемах, управление потоком информации наверх осложняется. Хотя многие готовы это отрицать, но руководители часто сигнализируют о том, что готовы слушать только хорошие новости. Они выражают недовольство — обычно невербально, — когда кто-то начинает говорить о проблемах. Даже несмотря на реальные результаты, они могут выше ценить именно тех подчиненных, которые не доставляют им проблем.
Тем не менее для всеобщего блага, да и просто чтобы ваша компания не закрылась, периодически начальнику нужно узнавать о проблемах. Логично, что в таком случае лучше передавать информацию не через прямое общение, и в зависимости от специфики вашей компании вы можете определить метод, как это сделать. Но важно одно: любые неприятные новости желательно доносить до шефа без особенных промедлений.
Как сохранить доверие начальника
Не много найдется вещей, способных расшатать отношения с шефом больше, чем отсутствие доверия к подчиненному. Я хочу верить, что нет людей, которые теряют доверие преднамеренно, но многие делают это невольно, когда пренебрегают приоритетами своего руководителя. Проект, завершенный вовремя или даже с опережением срока, конечно, порадует начальника, но только сегодня. А завтра станет вашей и его большой проблемой, если в процессе выполнения вы пренебрегли качеством или другими важными аспектами.
Редко кто из менеджеров умышленно становится нечестным со своим шефом. Но порой бывает слишком велик соблазн скрыть правду и преуменьшить проблемы. Небольшое затруднение сегодня часто становится неожиданной проблемой в будущем. Без базового уровня доверия руководитель вынужден проверять каждое действие своих подчиненных, и это серьезно тормозит работу всего подразделения. Работа практически парализуется, если шеф не может положиться на своих подчиненных и не доверяет им.
Как экономить время и ресурсы, свои и начальника
Скорее всего, ваш шеф, так же, как и вы, имеет ограниченный запас времени и влияния в офисе. Поэтому всякий раз, прежде чем к нему обратиться, нелишне задать себе вопрос: разумно ли я сейчас использую его и свое время и силы? Это прозвучит банально, но многие тратят время своего руководителя (и часть собственного авторитета в его глазах) на достаточно заурядные вопросы.
Без сомнения, некоторые сейчас возмутятся, что кроме всех прочих своих должностных обязанностей они еще должны расходовать ресурсы на выстраивание отношений с шефом. Такие люди не осознают важность этих отношений и то, как устранение потенциальных проблем может облегчить им жизнь. Напротив, успешные менеджеры признают, что эта часть их работы является совершенно оправданной и важной. Если вашей целью является успех компании, то вы понимаете, что нужно построить отношения со всеми, от кого зависит его достижение, включая вашего начальника.
