Вам трудно сосредоточиться на работе, а сыну-подростку — на подготовке к экзаменам? Вы в который раз откладываете написание отчета, а ваш ребенок — повторение нелюбимого школьного предмета? И в том и в другом случае помогут бумага и ручка — или блокнот в мобильном телефоне. Начните составлять списки — и ваша жизнь изменится.
Слишком много дел? Ведите список идей
Вы когда-нибудь испытывали чувство перегруженности при виде списка нужных дел? Бывают времена, когда мы лезем из кожи вон, но в сутках не хватает часов, чтобы выполнить все, что запланировано.
Но подобное чувство перегруженности вызвано вовсе не количеством незавершенных дел. Обычно это следствие того, как именно вы обрабатываете идеи и планы действий. Доказано, что любая незавершенная мысль будет занимать ум, пока вы либо не предпримете действие, либо не составите план того, как совершить такое действие. Иными словами, если вы регулярно не опустошаете контейнер с идеями у себя в голове, они начнут негативно влиять на вашу способность сосредоточиваться на текущих делах.
Каково решение? Сформируйте привычку фиксировать идеи, при которой ни одна мысль не пройдет через ваш мозг незафиксированной.
Даже такое простое действие, как записать мысль и отложить ее на будущее, поможет сосредоточиться на текущих проектах. И наоборот: когда ваш мозг переполняют случайные мысли, вы не полностью посвящаете себя заданию, которое перед вами.
Истина в том, что нас постоянно бомбардируют разные идеи. Иногда они всплывают случайно — когда мы делаем зарядку, ведем машину, клеим обои в доме. Иногда мы даже просыпаемся посреди ночи, когда нас осеняет блестящая мысль. Неважно, откуда приходит вдохновение, — необходимо отправить все его проявления в единое централизованное хранилище.
Есть два способа фиксации идей.
Первый — это старые добрые ручка и бумага. Просто носите с собой записную книжку и фиксируйте осеняющие вас мысли.
Следующий вариант — утилита Evernote, которая есть на различных компьютерах и в мобильных приложениях. Эта программа позволяет хранить голосовые записи, фотографии, личные заметки и фрагменты интернет-страничек. Что очень полезно в этой программе, так это возможность легко организовать любой фрагмент информации так, чтобы в нужный момент его тут же извлечь.
Вы можете посчитать утомительной необходимость записывать все подряд, но сами потом поразитесь, насколько полезна такая привычка. Делайте это каждый день — и очистите свой мозг для того, чтобы полностью сосредоточиться на текущих делах. Сформировав привычку фиксировать идеи, вы тут же сможете расслабиться, поскольку каждая мысль получит свое завершение в должное время.
Вот как можно развить привычку фиксировать идеи:
- Куда бы вы ни шли, носите с собой инструмент для фиксации идей.
- Добавляйте туда новую мысль сразу же, как только она возникнет.
- Раз в неделю просматривайте свои записи.
- Составьте план действий по каждой из идей.
Откладываете скучные дела на потом? Составьте чек-лист
Порой так просто впасть в прокрастинацию по поводу дел, которые вы уже сто раз выполняли прежде! Нередко это происходит из-за отсутствия устоявшейся процедуры. Есть простое решение — создайте систему для выполнения любого многоэтапного проекта в своей жизни.
Замечательный пример того, о чем я говорю, — корпорация McDonald’s. Она делает второсортные гамбургеры, да и качество ее других продуктов тоже далеко от идеала. Почему же McDonald’s сумела стать империей фастфуда? Потому что в каждом аспекте своих ежедневных операций она следует системе. У нее есть отдельная процедура производства картофеля фри, еще одна — для изготовления гамбургеров, и еще одна — для приема заказов. Ручаюсь: своя система есть и в том, как мыть туалеты.
McDonald’s не оставляет простора для интерпретаций — она дает детальные (но простые в исполнении) инструкции каждому сотруднику. Всё, что те должны делать, — следовать своим чек-листам, и тогда работа будет выполняться как должно.
Если даже вы не поклонник их еды, все равно на их примере можно научиться многому. Если вы должны выполнять конкретное задание регулярно, превратите его в пошаговый чек-лист. Так легче систематизировать процесс.
Не пожалейте как-нибудь нескольких часов и проанализируйте, что именно вы делаете ежедневно. Определите такие дела, где нужно выполнить несколько этапов (то есть «проверка электронной почты» особой процедуры не требует, а вот «подготовка отчета по графику проектных работ» — требует определенно). Как только вы определили все свои процессы, превратите их в пошаговые инструкции.
Мой вам совет: сделайте это для всех аспектов своей жизни, включая личные обязательства — финансы, домашние дела, сбор вещей для отпуска или планирование очередной вечеринки. Единожды создав систему, вы обретете схему, которой сможете пользоваться многократно, когда возникнет нужда выполнить очередное дело.
Скажем, вы должны каждую неделю выступать с 15-минутным отчетом о ходе выполнения проекта. Вместо того чтобы постоянно об этом думать, составьте пошаговый чек-лист того, что нужно сделать:
- Обрисовать в общих чертах, что будет входить в презентацию.
- Поговорить с членами проектной группы об их текущих проблемах/затруднениях.
- Собрать нужные данные, показатели и статистику.
- Организовать информацию в логическом порядке.
- Составить черновой проект презентации.
- Получить обратную связь от членов проектной группы и попросить их внести свой вклад.
- Создать вторую, третью и заключительную версии презентации.
- Потренироваться в произнесении речи, пока не освоитесь с материалом.
- Сделать презентацию.
Просто разработайте процедуру для всего, что делаете, — и всегда будете знать, какое конкретное действие нужно выполнить, начиная рутинный проект.
Может показаться, что составление чек-листов на процессы — лишняя работа. Кое-кто даже возразит, что это как раз вызовет новый приступ прокрастинации, а вовсе не решит проблему. Я, однако, уверен в обратном. Наличие пошагового чек-листа рутинных заданий помогает выполнять их автоматически. Вам не придется гадать, что же делать дальше, — просто следуйте своей пошаговой инструкции.
