Продолжаем облегчать себе жизнь, исключая из нее ненужные дела. Сегодня научимся правильному планированию, в том числе и при непредсказуемом рабочем расписании, а также освоим способы говорить «нет», отвечать тем, кто тратит ваше время, и показывать, что вы страшно заняты.
Как планировать день, чтобы выполнять «нужные дела»
В конце каждого рабочего дня составьте список дел на завтра и распределите их по группам:
A — я должен сделать это завтра. Завтра я не лягу спать, пока не выполню эту задачу. Планеты сойдут с орбит, звезды упадут с неба, если я не закончу эти дела.
Б — было бы прекрасно сделать это завтра, но не обязательно.
В — я не собираюсь делать это, по крайней мере завтра.
Г — я могу делегировать эту задачу. Она будет выполнена, а мне не придется делать это самому. Отлично!
А на следующий день разберитесь с пунктами списка из групп A и Г и спокойно идите домой.
Уже слышу, как вы спрашиваете: «А как же задачи из группы Б?». Никогда не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня. Разве не об этом говорит известная пословица? Но гораздо правильнее рассуждать следующим образом. Если что-то необязательно делать сегодня, значит, это можно сделать в будущем. Если это можно сделать в будущем, есть вероятность, что обстоятельства могут измениться, и этого не нужно будет делать вообще. В таком случае глупо тратить на эту задачу время. Впрочем, такое случается нечасто, но как приятно, когда все же случается!
Что произойдет, если в конце дня, когда пора домой, дело из группы A окажется не закончено? Тогда вам станет понятно, что изначально это была задача не из группы А. Чем жестче отбор задач группы А, тем лучше такая схема будет работать.
А что если в течение дня появятся какие-то новые задачи? Что ж, в таком случае вам нужно снова распределить их по группам A, Б, В или Г и действовать соответственно. Но не забывайте, что всегда есть возможность поменять местами одно из дел группы А с задачами из других групп: «Я могу сделать одно (выполнить новую задачу), но тогда я не смогу сделать другое (завершить текущую задачу)».
Что делать, если ваше рабочее расписание невозможно предсказать?
Возможно, вы один из тех, чья работа зависит от обстоятельств. То есть значительная часть вашего времени уходит на реагирование на непредвиденные запросы. Допустим, вы работаете в службе поддержки, на телефоне горячей линии или управляете командой сотрудников, которые могут в любую минуту обратиться к вам со своими просьбами и проблемами.
Метод вежливого отказа не годится? Скорее всего, это так, вы ведь обязаны рассматривать все поступающие вопросы. Но планировать можно даже непредсказуемое! Следующий метод — специально для вас.
В течение пяти дней записывайте, сколько времени вы тратите, отвечая на запросы. Например, это может выглядеть следующим образом — в часах:
Пн 5
Вт 3
Ср 3
Чт 2
Пт 7
Сложите все эти часы, и у вас получится 20. Разделите сумму на 5 (количество дней в рабочей неделе), и вы получите 4. Эта цифра говорит о том, что в среднем вы тратите на подобную работу по четыре часа в день. А теперь внесите эти четыре часа в свое ежедневное расписание.
Продолжайте следить, сколько времени вам требуется на решение подобных задач, потому что оно может варьироваться. Возможно, оно меняется в зависимости от времени года или определенного месяца/года/квартала.
Как избавиться от ненужных дел
От задач, которые не проходят через фильтр, нужно избавляться. Для этого надо всего лишь научиться говорить «нет». Уточним — говорить «нет» вежливо.
Один из слушателей моего онлайн-курса недавно написал мне о том, как он сказал «нет» и какую радость он испытал: «Я смог отказаться от трехчасовой поездки с тремя детьми младше 6 лет, и вскоре после этого, всего полтора часа назад, от еще одной такой же двухчасовой поездки. Обожаю это чувство облегчения!».
Как бы странно это ни звучало, но бездействие требует усилий. Приложить эти усилия необходимо для того, чтобы ненужные дела исчезали. Однако нам хочется, чтобы для избавления от таких ненужных задач требовалось гораздо меньше усилий, чем для их выполнения.
Некоторые дела вообще не стоят нашего внимания. Однако недостаточно сказать, что мы не будем их делать. Нужно найти способ окончательно избавиться от таких дел, чтобы они не продолжали терзать нас, заставляя снова и снова к ним обращаться.
Как вежливо сказать «нет»: 12 фраз
«Можете дать мне время подумать?» (И — в идеале — дело исчезнет само собой.)
«Нет, спасибо».
«Это не входит в мои должностные обязанности».
«У меня есть другая работа / домашние дела».
«На данный момент это не входит в мои приоритеты».
«В ближайшее время я не смогу этого сделать».
«Я смогу это сделать не раньше следующей недели (любая другая дата)».
«Почему бы вместо этого нам не сделать что-то более интересное?» (Используется скорее в личной жизни, а не на работе!)
«У меня болит голова».
«Извините, у нас уже есть другие договоренности/планы».
«Я сейчас занят, вы можете вернуться к этому вопросу позже, скажем, завтра?»
«Я могу это сделать (то, о чем вас просят), но тогда я не смогу сделать вот то».
Как тренировать навык говорить «нет» вежливо? Выберите пять подходящих для вас способов говорить «нет». В течение дня старайтесь использовать каждый из них хотя бы один раз.
Как избавиться от тех, кто тратит ваше время: 4 способа
На время отпуска составьте письмо автоматической рассылки следующего содержания: «Я собираюсь в отпуск и до (дата) буду отсутствовать. Поэтому связывайтесь со мной только после моего возвращения». (Жизнь слишком коротка, чтобы просматривать сотни электронных писем, большинство из которых к моменту вашего возвращения станут неактуальными.)
Скажите: «Не могли бы вы отправить мне это на электронную почту?». Именно так постоянно делают службы поддержки — и срабатывает механизм «возьмите билет»: первая проверка серьезности вопроса, с которым вы обратились. Если прислать электронное письмо вам не готовы, вы имеете все основания предполагать, что, скорее всего, проблема исчезнет сама собой.
Не перезванивайте на пропущенный звонок, если вам не оставили голосового сообщения. Скорее всего, вопрос не очень важный.
Вместо того чтобы на все соглашаться, каждый раз интересуйтесь сроком выполнения задачи. В два раза увеличьте сроки и спросите, подойдет ли такой вариант. Например, в полдень к вам приходят с просьбой: «Сможешь закончить к концу рабочего дня?». Спросите, устроит ли к обеду следующего дня. Или вас спросят: «Сможешь закончить к следующей неделе?» Скажите: «Не уверен, что смогу сделать это за неделю. Но за две недели управлюсь». Вы удивитесь, насколько часто вы услышите ответ: «Отлично, спасибо». Наверняка вы можете вспомнить ситуацию, когда вы из кожи вон лезли, чтобы успеть вовремя, а в итоге тот, чью просьбу вы выполняли, говорил: «Отлично. Хотя можно было сделать и на следующей неделе».
Как показать, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили: 6 советов
Сделайте табличку с надписью «Ваше неумение планировать — не мое срочное дело» и повесьте ее в своем кабинете. (Я знаю тех, кто, увидев такую табличку, просто разворачивался и уходил!)
Закройте свою дверь. Сказанное предполагает, что
a) у вас есть дверь; б) она обычно открыта.
Поэтому когда дверь будет закрыта, все будут знать, что за ней происходит что-то серьезное.
Сидя за рабочим столом, наденьте наушники.
Не отвечайте на телефонные звонки.
Идите туда, где вас никто не побеспокоит. Лучшее решение — найти какое-то место, в котором вас не предполагают найти. Здесь вся надежда на принцип «с глаз долой — из сердца вон»: в результате вас не будут просить сделать что-то. А это значит, что вы сможете потратить выигранное время на важные дела. Поэтому пойдите в другую часть здания, на другой этаж или в другой отдел. Займите конференц-зал и поработайте там. Или в комнате отдыха / кофейне. Поработайте дома, если это возможно. А если нет, попытайтесь побороться за то, чтобы обрести такую возможность.
Проверяйте свою электронную почту только один или два раза в день. Это избитый совет (как и совет отключить на своем компьютере мигающее оповещение (или звуковой сигнал) о новых входящих письмах), но очень полезный.
