Как больше успевать? Делать перерывы в работе

Что если главный секрет управления временем кроется вовсе не во времени? В конце концов, что бы вы ни делали, в вашем дне все равно останется 24 часа, и ни минутой больше. На самом деле, когда люди говорят об "управлении временем", они просто хотят успевать делать больше при меньшем уровне стресса. И настоящий секрет тайм-менеджмента состоит в том, чтобы максимально увеличить свою энергию.

Нация "Ред Булла"

Бывает ли, что, читая книгу, вы по несколько раз перечитываете один и тот же абзац, потому что никак не можете вникнуть в его содержание?

Бывает ли, что у вас никак не получается сосредоточиться на работе над важным отчетом и вы постоянно уноситесь куда-то мыслями, теряя драгоценное время?

Бывает ли, что во время мозгового штурма вы не способны придумать ни одной мало-мальски хорошей идеи?

Вы чувствуете себя сонливым в течение одного-двух часов после обеда? Насколько вы продуктивны в это время?

Наконец, вы когда-нибудь засыпали за рабочим столом? А в ходе совещания?

Если вы ответили утвердительно на большинство этих вопросов, значит, вы знаете на собственном опыте, что наши уровни физической, психической и умственной энергии меняются в течение дня, и это оказывает непосредственное влияние на нашу продуктивность.

Знаете ли вы, что в Соединенных Штатах продается более 4 миллиардов банок "Ред Булла" в год? А объем продаж сверхконцентрированного энергетического напитка "5-Hour Energy" превышает 600 миллионов долларов ежегодно?

Чтобы побороть постоянное чувство усталости, современные люди используют энергетики. Но несмотря на то, что энергетические напитки могут дать кратковременное ощущение бодрости, они не позволяют справиться с хронической усталостью мозга, к которой многие из нас настолько привыкли, что считают ее нормой.

Как Моника Леонелле повысила свою продуктивность в шесть раз

Я писатель. Я пишу медленно. И это проблема. Потому что я зарабатываю этим на жизнь.

Примерно год назад я стал отслеживать свою продуктивность и обнаружил, что в среднем я пишу 500 слов в час. Большинство профессиональных писателей успевают написать за то же время в два раза больше.

Чтобы повысить свою продуктивность при написании книги, которую вы сейчас читаете, я решил наладить более эффективное управление своим "писательским временем". Я составил список всего того, что мне нужно было написать в ближайший период. Я ранжировал эти задачи по приоритетности и выделил ежедневный блок времени для работы над этой книгой. Я свел к минимуму все отвлекающие факторы и стал чаще говорить "нет", чтобы получить несколько дополнительных часов в неделю. Я привлек помощников для выполнения некоторых исследований для этой книги.

Все эти меры, безусловно, помогли мне — но не настолько, как мне бы хотелось.

Но потом я заметил, что мне лучше всего пишется в восемь утра. Дети ушли в школу, я чувствую себя выспавшимся и свежим. Мои наблюдения показали, что в эти утренние часы я пишу в среднем 750–1000 слов в час. В дневное время, когда мой ум немного устает от сосредоточенной работы, моя продуктивность резко падает до 250 слов в час. Да, моя средняя продуктивность составляет 500 слов в час, но ее уровень существенно разнится в зависимости от моего уровня энергии в разное время дня.

Автор книги "Пишите лучше и быстрее" (Write Better Faster) Моника Леонелле делится тем, как она научилась писать не 600, а 3500 слов в час. Вот ее секреты:

• Когда она начала использовать повторяющиеся циклы: 25-минутный писательский "спринт", после чего следовал пятиминутный перерыв, ее продуктивность выросла на 50%. Благодаря этим коротким восстановительным перерывам она смогла поддерживать состояние потока в течение более длительных периодов времени в ходе всего дня.
• Боли в запястьях и пальцах заставили ее сменить рабочие инструменты. Вместо клавиатуры она начала использовать диктофон, что дополнительно увеличило ее производительность на 33%.
• Благодаря использованию диктофона Леонелле смогла диктовать свои произведения во время прогулок на свежем воздухе, что повысило продуктивность еще на 25%.

Самые продуктивные люди делают больше перерывов

Тони Шварц, основатель компании The Energy Project, утверждает, что человеческий организм и головной мозг постоянно "пульсируют", чередуя периоды расходования и восстановления энергии. Его исследования показывают, что людям свойственен естественный энергетический цикл: каждые 90 минут высокий уровень энергии и концентрации сменяются физиологической усталостью.

Наш организм посылает нам сигналы о том, что нам нужно отдохнуть и восстановить силы, но мы подавляем их при помощи кофе, энергетических напитков, сладостей или же просто задействуем свою силу воли и заставляем себя сосредоточиться на работе, пока наши запасы энергии не иссякнут.

Чтобы этого не происходило, Шварц рекомендует прерываться каждые 90 минут в течение дня — выпить стакан воды, подвигаться, перекусить здоровой пищей. Его мантра "Пульс — пауза — пульс".

Идея пульсации энергии лежит и в основе метода помидора, который предложил итальянец Франческо Чирилло. Метод помидора очень прост: вы устанавливаете таймер на 25 минут, сосредоточенно работаете над одной задачей (над одним "помидором"), пока не раздастся звонок, затем делаете пятиминутный перерыв, во время которого нужно встать, подвигаться, выпить немного воды. И затем повторяете этот цикл.

Компания Draugiem Group установила программное обеспечение, которое отслеживало время и эффективность всех ее сотрудников. К своему удивлению, руководство обнаружило, что 10% самых продуктивных работников трудились ничуть не больше, чем остальные. Мало того, они делали гораздо больше перерывов. В среднем эти высокопродуктивные люди работали в течение 52 минут, а затем делали 17-минутную паузу.

Вы должны определить, какая продолжительность "спринтов" и пауз подходит именно вам — то есть какой "пульсирующий" ритм работы дает оптимальные результаты. Поскольку наши когнитивные способности снижаются в течение дня, регулярные перерывы позволят вам восстанавливать ментальную энергию и поддерживать высокую продуктивность.