Горькая правда об учете времени

Помимо работы над поставленными целями, у каждого из нас есть еще масса ежедневных дел, не связанных с этими определенными ориентирами, но, тем не менее, необходимых. Это и ''текучка'' на работе, и такие неизбежные занятия как прием пищи, домашние дела, походы по магазинам, сон, поездки... Список вы можете продолжить сами. Все это не является работой в строгом смысле этого слова. Тем не менее большая часть нашего времени, как правило, уходит именно на эти дела и делишки.

Проблема заключается в том, что занятия, с необходимостью присутствующие в распорядке каждого дня, на протяжении всей жизни: таковы, конечно, сон и прием пищи, общение с близкими и т. д. Добавим сюда и неизбежные случайные препятствия, опять-таки возникающие в жизни любого человека и не поддающиеся планированию: от неожиданно приехавшей в гости тещи до внезапно сломавшейся машины. Влияние других людей тоже далеко не всегда поддается нашему контролю: вас могут попросить о чем-то (или, если речь идет о начальстве, попросту приказать вам), чего вы не вносили заранее в ваш ежедневник. Словом, каждый день и каждый час чреват неожиданностями, незапланированными расходами времени.

Нарисованная нами картина могла бы охладить пыл любого человека, пожелавшего навести порядок в собственной жизни, если бы не одно ''но''... Достоверно известно, что существует на свете множество людей, научившихся-таки справляться с подобными трудностями. Попробуйте вспомнить своих знакомых, родственников, сослуживцев. Наверняка среди них обнаружится хотя бы один человек, очевидно отличающийся большей организованностью и работоспособностью, чем вы. Наверняка хотя бы раз в жизни вам приходилось в беседе с кем-нибудь восклицать: ''Не понимаю, как ты успеваешь делать так много!''

Не нужно думать, что люди, успевающие больше вашего, устроены как-то иначе. Конечно, все мы разные, отличаемся друг от друга и по врожденным свойствам темперамента, и по особенностям характера, и по качеству приобретенного жизненного опыта. Но все люди одинаковы, по крайней мере, в одном: каждому из нас есть к чему стремиться, каждый обладает еще не использованными резервами, огромным потенциалом сил и способностей! Это не красивые слова, но истина, которую вновь и вновь доказывает каждый человек, решивший взять собственную жизнь в свои руки, поставивший перед собой цель — добиться большего.

О горькой правде

Прежде чем приступить непосредственно к планированию и распределению своих дел, вам необходимо определить, на что именно вы тратите то драгоценное время, которого вам так не хватает.

Многие люди ошибочно полагают, что тайм-менеджмент как раз к этому и сводится: жизнь с постоянной оглядкой на часы, строгий поминутный учет каждого шага, каждого занятия. Это, конечно, не так, но следует признать: более или менее точный хронометраж необходим вам, по крайней мере, на первых порах. Попытки оценить временные затраты ''на глазок'' не принесут вам желаемого результата. Даже если вы гордитесь своим чувством времени, факт остается фактом: подсознание играет с нами в свои хитрые игры, и вы в любом случае будете непроизвольно искажать реальное положение дел.

В этом убеждают нас многочисленные рассказы людей, уже познавших все преимущества грамотного тайм-менеджмента. Практически все мемуары о постижении искусства тайм-менеджмента начинаются с одного и того же: ''Я начал записывать, на что именно и сколько времени я трачу каждый день — и пришел в ужас!'' Подобная проверка всегда обнаруживает, что под постоянной загруженностью и непрерывной ''полезной'' деятельностью скрываются огромные ''провалы'' времени. Если вы обнаружите, что действительно полезное время, т. е. то, что потрачено на протяжении дня с толком, составляет часов пять-шесть, можете искренне гордиться собой! Далеко не все люди могут продемонстрировать столь ''солидный'' результат...

Надо сказать, что эта процедура — подсчет времени хотя бы на протяжении нескольких дней — обычно служит сильнейшим стимулом к дальнейшей работе по упорядочиванию своего расписания. Результат хронометража оказывается столь впечатляющим, что становится окончательно ясно — так жить нельзя! Одно дело — просто страдать от нехватки времени, другое — наглядно убедиться в том, что большая часть драгоценных минут и часов уходит в никуда, тратится совершенно неэффективно.

Сразу же хочется предупредить: хронометраж — не такое простое дело, как может показаться. Увы! Зачастую люди, исполненные самых благих намерений и вроде бы искренне желающие навести наконец порядок в хаосе своих ежедневных хлопот, по каким-то загадочным причинам так и не продвигаются дальше заветных строчек: ''7.00 — проснулся, 8.30 — выехал на работу...'' А дальше, конечно, эта самая работа подхватила, закружила, и о похвальном решении фиксировать все дела на протяжении дня бедолаги вспоминают лишь для того, чтобы прибавить еще одну строку: ''23.00 — лег спать''.

Помимо этой опасности — попросту забыть о том, что вы собирались вести учет времени! — есть и другая. Очень часто люди начинают... обманывать сами себя. Казалось бы — зачем? Ведь хронометраж — дело сугубо личное, и вы занимаетесь им не для того, чтобы предъявить результаты начальнику, который в зависимости от увиденного выпишет вам премию или подпишет приказ о вашем увольнении!

Но, повторим еще раз, честный учет времени обычно ''выдает'' картину столь нелицеприятную, что нам до крайности не хочется смотреть такой правде в глаза. И мы начинаем почти автоматически, не отдавая себе в этом отчета, корректировать реальность: округляем часы и минуты в утешительную для нас сторону.

Особенно велика вероятность такого искажения, если вы не ведете записей на протяжении всего дня, а пытаетесь воссоздать картину вечером, по памяти. Часто приходится слышать возражения вроде: ''В разгар рабочего дня на все эти чирканья в блокноте нет времени! А на память я пока не жалуюсь — вечером отлично помню, чем занимался, сколько это продолжалось... Так гораздо удобнее!'' На первый взгляд, возражение вполне разумное. Но весь фокус заключается в том, что невозможно путем такой мысленной реконструкции воссоздать реальную картину прожитого дня. И дело тут не в забывчивости — память-то и вправду можно иметь надежную, но вот упомянутые выше бессознательные искажения, подспудное стремление хоть немного приукрасить картину собственного временного транжирства все равно проявят себя.

И в результате получится вот что: в своих попытках сэкономить время (т. е. не тратить его на то, чтобы вести записи в течение рабочего дня) вы лишь потратите его еще одним совершенно бесполезным способом. Ибо ''вечера воспоминаний'' ничего вам не дадут — результаты, записанные в блокнотик post factum, не могут считаться надежными и достоверными. Попытки такого приблизительного тайм-менеджмента лишь создадут еще одну ''черную дыру '' в ткани времени, и туда будут утекать драгоценные минуты и часы...

В результате такой начальной процедуры, как хронометраж, вы станете обладателем ценнейшей информации:

1. На что вы тратите время каждый день; сколько времени занимает полезная деятельность, а сколько — тратится неэффективно.
2. Сколько времени занимает выполнение того или иного вида работы (информация, совершенно необходимая для успешного планирования!).
3. С какими делами вы справляетесь лучше всего, а какие даются вам с трудом.
4. Кто, что и каким образом мешает вам расходовать свое время оптимальным образом (ведь понятно: для того чтобы вылечить болезнь, нужно сначала правильно поставить диагноз!).

Как и что измерять?

Культовой фигурой для отечественных приверженцев тайм-менеджмента, несомненно, является Александр Любищев — главный герой повести Даниила Гранина ''Эта странная жизнь''. Приведем несколько цитат из повести об Александре Любищеве, чтобы дать вам самое общее представление о том, что же это такое — ''система Любищева'', на которую ссылаются многие специалисты по тайм-менеджменту. Итак:

''Жизнь Любищева можно было воссоздать во всех ее извивах, год за годом, более того — день за днем, буквально по часам. Не прерывая, насколько мне известно, ни разу, Любищев вел свой дневник с 1916 года — и в дни революции, и в годы войны, он вел его лежа в больнице, вел в экспедициях, в поездах: оказывается, не существовало причины, события, обстоятельства, при которых нельзя было занести в дневник несколько строчек''.

''Я листал их — то за шестидесятый год, то за семидесятый; заглянул в сороковой, в сорок первый — всюду было одно и то же. Увы, то были никакие не дневники. Повсюду я натыкался на краткий перечень сделанного за день, расцененный в часах и минутах и еще в каких-то непонятных цифрах. Я посмотрел довоенные дневники — и там записи того же типа. Ничего из того, что обычно составляет плоть дневников, — ни описаний, ни подробностей, ни размышлений''.

Записи в ''дневниках'' Любищева имели вот такой, например, вид:

''Ульяновск. 8.4.1964. Систематическая энтомология: определение Псиллиолес, конец — 2 ч. 20 м. Начало сводки о Псиллиолес — 1 ч. 05 м. (1,0). Дополнительные работы: письмо Давыдовой и Бляхеру, шесть стр. — 3 ч. 20 м. (0,5). Передвижение — 0,5. Отдых: брился. Ульяновская правда — 15 м. Известия — 10 м. Литгазета — 20 м.; А. Толстой ''Упырь'' — 66 стр. — 1ч. 30м. Слушал ''Царскую невесту''. Римский-Корсаков. Всего основной работы — 6 ч. 45 м.''.

Как видите, никакой ''романтики'' — сухой и очень краткий отчет о сделанном.

На первый взгляд, в этом скрупулезном внимании к часам и минутам нет особого смысла: ну ходит человек с блокнотом наготове, день за днем отмечая в нем, сколько минут потратил на чтение газет (да и не ''газет вообще'', а сколько ушло на чтение каждой газеты!). Это ли не напрасная трата времени?

После первого недоумения к такому же выводу приходит и автор повести о Любищеве:

''Я обратил внимание, что в конце каждого месяца подводились итоги, строились какие-то диаграммы, составлялись таблицы. В конце года опять, уже на основании месячных отчетов, составлялся годовой отчет, сводные таблицы''.

Действительно, сам по себе хронометраж еще отнюдь не является ''системой учета времени''. Человек, выучивший таблицу умножения, не может с полным правом сказать о себе, что знает математику. Равным образом, человек, ежедневно фиксирующий все свои временные ''расходы '', не может утверждать, что он таким образом навел полный порядок в делах и установил строгий контроль за расходованием своего времени.

Проследить, на что именно и сколько времени вы тратите каждый день, — значит, получить материал для размышлений, данные для вдумчивого анализа. А вот уже на основе этого анализа можно будет выработать некий план действий, продумать необходимые и возможные усовершенствования в том образе жизни, который пока что является для вас привычным.

После того как вы получите не приблизительное, а вполне отчетливое представление о том, куда уходит ваше время, определив всевозможные ''черные дыры'', затягивающие в себя минуты, часы, а то и целые дни, вы сможете обнаружить новые возможности для осуществления своих планов.

О технической стороне дела можно, в принципе, говорить до бесконечности. Все тот же Любищев вел свои дневники непрерывно на протяжении пятидесяти шести лет. И каждый день, невзирая на обстоятельства, фиксировал в этих записях время, потраченное на различные дела, с точностью до минуты. Потом, как мы видели, составлял сводные таблицы, графики, анализировал все ''расходы'' времени, на основании чего совершенствовал свое расписание.

Сам принцип контроля остается более или менее неизменным во всех системах. Для начала вы можете составить простую таблицу:

Заполняйте ее на протяжении двух-трех дней. После этого выделите несколько категорий дел, например: ''переговоры'', ''работа в Интернете'', ''чтение'', ''поездки'' и т. п.

Сразу могут возникнуть два вопроса: с какой точностью учитывать время и сколько категорий выделять? Что касается точности, поступайте так, как вам будет удобно, но все-таки учитывайте хотя бы часы. Строго говоря, для достижения действительно значимого результата желательно все-таки учитывать свои ''расходы'' более тщательно. Мало кто способен контролировать свою деятельность с точностью до минуты, но 15 минут — достаточно реальный показатель. Обычно люди, занимающиеся хронометражем, вводят свои личные единицы измерения: скажем, 15 мин = 1 у. е. времени. Получаемые в ходе хронометража показатели можно округлять до этих ''у. е.'', и все дальнейшие подсчеты и расчеты ведутся уже в этих новых единицах — удобнее, чем скрупулезно подсчитывать каждую минуту. Обобщать и анализировать данные тоже удобнее, имея дело с некими целыми числами.

По поводу количества категорий, на которые вы будете разделять все свои дела, приводить какие-то однозначные и строгие рекомендации трудно. Все зависит от ваших особенностей и предпочтений, от того, насколько тщательно вы стремитесь подсчитать свои временные затраты. Многое определяется и тем, какой именно деятельностью вы занимаетесь.

Что это может означать на практике? Например, если вам ежедневно приходится довольно много читать, ''чтение'' может показаться слишком общей категорией, и целесообразно выделить такие более точные понятия как ''чтение специальной литературы'' (и эта категория будет относиться к ''работе''), ''чтение художественной литературы'' (что является ''отдыхом''), ''чтение прессы'' (а это, в зависимости от вашей конкретной ситуации, может быть и ''отдыхом'', и ''работой''). Но вот подразделять ''художественную литературу'' на ''детективы'', ''фантастику'', ''классику'' и т. д. было бы излишеством, ибо такие подробности не имеют принципиального значения в процессе учета времени, лишь вынуждая вас производить дополнительные подсчеты потраченного времени.

Другое дело, если ваша работа каким-то образом связана именно с литературой — вы являетесь критиком, редактором, занимаетесь исследованием книжного рынка. Тогда жанр прочитанного может иметь для вас серьезное значение...

Разделение всех дел на категории — дело не всегда простое, но довольно важное. От того, как именно вы это сделаете, во многом зависит, насколько удобной будет ваша система учета и планирования времени. И, кстати, именно поэтому мы не беремся рекомендовать вам какую-то конкретную систему, одну-единственную из уже существующего множества: как правило, их разрабатывают ''под себя'', и предложенные категории (так же, как и условные обозначения) могут оказаться для вас неприемлемыми.

Спустя несколько дней ведения учета своих дел и записи в таблицу, как именно вы проводите время, вы сможете проанализировав полученный список дел, разнеся их по нескольким категориям. Теперь вы сможете подвести некоторые итоги: подсчитать, сколько часов в день вы проводите с реальной пользой, а сколько тратите впустую. Как мы уже говорили, в большинстве случаев первые результаты такого подсчета, мягко говоря, обескураживают.