Эти правила хорошего тона при общении с коллегами на удаленке были сформулированы давно, но нынешняя ситуация подтвердила их жизненную необходимость. Если вы не знаете, когда сможете вернуться в офис, или решили этого не делать вовсе, следование этим советам сохранит много нервных клеток – вам, вашим коллегам и близким.
Если можешь написать – не звони
Главное правило хорошего тона при удаленной работе: звонить коллегам без предупреждения можно только в случае угрозы жизни!
Представьте, что вы работаете в опенспейсе. И вы решаете какую-то задачу (пишете текст, составляете таблицу, программируете интерфейс). И тут к вам подходит один коллега с вопросом. А потом другой. А потом еще. А потом обед. Все. Что вы там делали? Чем занимались?
Когда работа перемещается домой, эта проблема становится еще более жесткой. Человек может сидеть в абсолютной тишине, стараясь не ерзать на стуле, не вставая за водой, потому что у него спит ребенок. И, если ребенок проснется, он будет вынужден либо укачивать его сам, либо терпеть его плач, пока этим занят партнер (если он дома, конечно). А вы позвонили, и его телефон, предусмотрительно поставленный на виброрежим, упал со стола или задел чашку.
Я сплошь и рядом сталкиваюсь с теми, кто не понимает одно правило современного мира: если можешь написать — не звони. Это правило касается всех при взаимодействии между любыми уровнями иерархии.
Если ваши коллеги или руководство не соблюдают его, то вы имеете полное право возмутиться. Но следить за собой и не делать так самим — это ваша зона ответственности.
Когда и как созваниваться с коллегами, работая удаленно
Для обсуждения идей и спорных вопросов используйте голосовую и видеосвязь. Ну вот - только что говорили, что звонить не нужно, и теперь сразу — предпочитайте звонки.
Именно так: не нужно звонить, если в этом нет необходимости. Но обсуждать идеи гораздо лучше голосом, причем идеальным вариантом будет использование видеосвязи. Это не отменяет того, что о звонке следует заранее договориться письменно.
Через чаты и письма гораздо сложнее донести эмоции и сложные мысли. А еще в чатах и в письмах (особенно — в письмах) есть некоторая задержка между сообщениями в диалоге. В случае с голосовой и видеосвязью эта задержка значительно уменьшается, а эмоции и интонации становится куда легче считывать.
Понятно, что ничто не может заменить старого доброго разговора вживую за кружечкой кофе. Но выбирать приходится из того, что имеем.
Пишите фоллоу-апы (протоколы) по каждому созвону. Это правило работает и в офисе для митингов (встреч). Но, как и многие вещи на удаленке, становится несколько более значимым, потому что у людей потенциально гораздо больше факторов, на которые они могут отвлечься и забыть, а что же вот только сейчас обсуждали.
Не назначайте созвоны на "сейчас" без крайней необходимости. Практически то же самое, что и со звонками: у меня спит ребенок, и прямо сейчас что-то с этим сделать, чтобы созвониться через минуту, я не могу. Но, зная, что у меня важный созвон через час, скорее всего, я успею справиться с разными сложностями и созвониться с коллегами.
Объясню, что такое крайняя необходимость: если у вас горит цех или случился серьезный PR-скандал — можно и звонить, и детей будить, и про еду забывать. Но если такая необходимость появляется с завидной регулярностью, значит, вы просто что-то делаете не так.
Как пользоваться рабочим чатом, если вы работаете из дома
Нормальное время ответа в чате при удаленной работе — один час в случае адресного сообщения и два часа — если адресат не отмечен в сообщении. Если вы хотите, чтобы люди отвечали быстрее, заранее обговорите это, выделите время, когда они должны быть онлайн (не больше нескольких часов в день), и укажите на конкретные чаты, которые люди должны мониторить. И если вы вводите такое правило, то не рассчитывайте, что задачи, которые требуют концентрации, будут эффективно выполняться в это время.
Понятно, что специалист службы поддержки, работающий из дома, должен реагировать в течение минуты и быть онлайн "от звонка до звонка". Но ожидать подобного поведения от разработчика или дизайнера просто недальновидно.
Не оставляйте голосовые сообщения, если у вас есть хотя бы один не отмороженный палец на одной конечности.
Голосовые сообщения — это крайне неудобный способ общения, который не подходит для работы. Две самые главные проблемы, связанные с ними: их нужно слушать, и по ним невозможно искать. Все неудобство вы почувствуете, как только захотите найти в переписке, где вы обсуждали конкретный контракт.
Старайтесь вести всю коммуникацию через почту или другие каналы, где зафиксировать разговор могут все его участники. Если вся ваша коммуникация будет где-то записана, то вам потом будет проще жить. Предпочитайте почту и комментирование конкретных задач в системе контроля задач любому другому общению, если нет необходимости делать иначе. Обсудить проблему и придумать креативное решение лучше в созвоне, но после этого обсуждения должен сразу появиться артефакт (задача, письмо).
Артефакт — это что угодно, что вы можете дать кому-то посмотреть, почитать, пощупать. Мы говорим здесь про письмо в почте, документ в базе знаний, отчет в чате. Так что если вас просят оставить артефакт, возможно, просто хотят увидеть некоторый документ, понятный в контексте просьбы.
О личном
Не шутите. Особенно в общих чатах. И в деловой переписке. Правда, не нужно. Если у вас есть очень-очень хорошая шутка, напишите ее тому коллеге, с которым у вас сложились приятельские отношения, и хорошенько похохочите над ней в личке.
Вы можете создать отдельный чатик для неформального общения, в котором не будет руководителя или будет, если он, что называется, мировой и готов посмеяться над собой (но и в этом случае, скорее всего, не будет). Это станет отдельной территорией, где вы можете творить все, что вам угодно. Но помните, что за излишнюю остроту языка можно нарваться на негативную реакцию даже в неформальной обстановке.
Несемейным на заметку. До тех пор пока у вас не появится первый ребенок, у вас остается возможность куда-то сорваться или поработать в любое время дня и ночи в зависимости исключительно от бюджета и настроения. Постарайтесь уважать необходимость семейных людей работать в определенное время, их нервы и желание сделать эту чертову работу хорошо.
Средства коммуникации при работе из дома: плюсы и минусы
Электронная почта — самый предпочтительный канал коммуникации для решения важных рабочих вопросов. Почта позволяет писать длинные, хорошо структурированные и читаемые тексты, фиксировать коммуникацию у всех ее участников, адресно отправлять документы с привязкой к теме, хранить ветки переписки по определенным вопросам.
Почта — это самый распространенный и самый базовый способ коммуникации, которым вы должны уметь пользоваться. И если вам нужно зафиксировать любые договоренности до контракта, особенно с вовлечением внешних агентов, то пользоваться стоит только ею.
Мессенджеры — основной канал коммуникации для ежедневного общения. Важно помнить, что в Телеграме можно удалять сообщения других пользователей в личной переписке и свои сообщения в чатах. А это значит, что для выяснения, "кто крайний", иногда может потребоваться делать скриншоты. При этом современные мессенджеры уже умеют нормально хранить вложения и ссылки, особенно если люди эти вложения понятно называют.
Но тут может возникнуть проблема, когда смешиваются личные и рабочие переписки, потому что аккаунт обычно один для всего. По возможности создайте рабочий аккаунт, если у вас коммуникация с коллегами идет в основном через мессенджер.
Корпоративные мессенджеры устраняют часть недостатков обычных мессенджеров, но при этом гораздо менее функциональны и удобны в плане работы с вложениями. Тем не менее их достаточно, и они решают задачу. Важным преимуществом корпоративных мессенджеров является то, что вы можете делать несколько каналов и рабочих чатов.
Старайтесь всю переписку вести в них. Без необходимости не обсуждайте рабочие вопросы один на один: если в вопрос вовлечено больше двух человек, то любое письменное обсуждение, в котором присутствуют не все участники, будет вырывать отсутствующих из контекста. На некотором этапе вы можете оказаться в ситуации, когда ключевые для выполнения задачи или проекта коллеги просто не в курсе последних принятых по нему решений и состоявшихся обсуждений.
Социальные сети — если вы пользуетесь ими для коммуникации с клиентами, то лучше, чтобы у вас был рабочий аккаунт. Если нет — не листайте ленту. Никогда не листайте ленту в рабочее время.
Для коммуникаций с коллегами лучше не использовать социалки вовсе. При этом в ВКонтакте можно настроить полноценную среду для удаленной работы, включающую портал компании (закрытая группа), хранение информации (документы) и даже видеосвязь. Но такая организация подойдет скорее тем, кто работает в этой социальной сети.
Skype, Zoom, Discord и прочие "звонилки" — они вам понадобятся. Возможно, несколько из них, потому что каждый из ваших коллег будет настаивать на своем варианте. Если можете быть гибкими, лучше будьте и установите все. Пользуйтесь по необходимости.
Важно заметить, что Skype и Discord позволяют показывать собеседникам экран своего компьютера и перекидываться крупными файлами. Zoom позволяет записать диалог. Это удобно, но небезопасно, используйте под ситуацию.
Мобильный телефон — если только кто-то умер. Или умирает. Или инопланетяне. Или видео коллеги в Tik-Tok набрало миллион просмотров за час. Хотя и в последнем случае лучше скидывать его в чат.
Серьезно: не пользуйтесь мобильным без самой крайней необходимости. Исключением может быть наличие специального рабочего телефона, который вам и вашим коллегам выдал работодатель, обязав при этом брать трубку даже в три часа ночи, когда вы спите в одной кровати с партнером и ребенком.
Но и тогда не стоит звонить без необходимости. Ранее мы уже рассмотрели предполагаемый сценарий того, что может происходить у человека во время вашего звонка. Каждый раз представляйте самый худший вариант развития событий и лучше напишите.
