Управление временем: как 3 простых вопроса экономят 8 часов в неделю

Каждый из нас не раз слышал призыв «делегируйте» — обычно его адресуют занятым женщинам по поводу домашних дел и ухода за детьми. Нам кажется, что наши служебные обязанности, порученная нам работа — дело только наше, и перепоручить ее кому-то нельзя. Но это не так! Конечно, в России пока меньше возможностей для аутсорсинга, чем, например, а Америке — из-за языкового барьера. Но и у нас можно воспользоваться способом сэкономить время, который предлагает Кевин Круз, изучив привычки успешных людей по всему миру.

Как один лентяй стал «Лучшим программистом»

В январе 2013 года несколько новостных агентств сообщили о замечательной истории программиста по имени Боб (имя вымышленное).

Будучи сотрудником компании, занимающейся разработкой программного обеспечения, 45-летний Боб отлично справлялся со своими обязанностями — его программные коды отличались высоким качеством и всегда были готовы в срок. Квартал за кварталом компания присуждала ему звание «Лучший программист» и поощряла материально. Он был образцом идеального сотрудника — приходил на работу к 9:00, уходил ровно в 17:00, перед этим не забывая отправить боссу ежедневный отчет о проделанном за день.

Между тем, как показало последующее расследование, Боб проводил свой рабочий день весьма своеобразно. Все утро, примерно с 9:00 до 11:30, он посвящал чтению блогов на Reddit и просмотру видеороликов на YouTube, после чего отправлялся на полуторачасовой ланч. Вернувшись в офис к 13:00, следующие три с половиной часа лучший программист компании тратил на «исследования» eBay, Facebook, LinkedIn и других социальных сетей. В 16:30 он отправлял отчет начальнику и отправлялся домой, не написав ни одной строчки кода. Так он проводил все рабочие дни.

Но как можно лентяйничать днями напролет и при этом быть лучшим программистом компании?

Оказалось, что Боб был не столько трудолюбивым, сколько сообразительным парнем.

Вместо того чтобы задать вопрос «Как я могу это сделать?», он задал другой вопрос — «Как это может быть сделано?». Ответом стало то, что Боб начал перепоручать свои задания китайским программистам — фактически он передал свою работу на аутсорсинг подрядчику из Шэньяна. Компания платила Бобу около 200 000 долларов в год, и четверть этой суммы — 50 000 долларов в год — он отдавал на оплату услуг китайцев.

Долгое время компания Боба удивлялась его профессионализму, в то время как он целыми днями бездельничал в Интернете. В конце концов организация обратила внимание на аномальную активность подключений к ее серверу из Китая, где у нее не было сотрудников. Предположив, что ее сеть взломали злоумышленники, компания провела расследование и наткнулась на блестящую схему Боба. К сожалению, на руководство не произвела впечатление деловая смекалка сотрудника, и Боб был уволен.

Будь я главой организации, я бы в два раза увеличил Бобу зарплату и сделал его техническим директором, чтобы он мог внедрить свою аутсорсинговую схему в масштабах всей компании и сэкономить ей миллионы долларов.

Несмотря на то что Боб был уволен за нарушение корпоративных правил, мы можем многому научиться у его подхода к работе.

Перестать делать, перепоручить или делать иначе

В сентябре 2013 года профессора Джулиан Биркиншоу и Джордан Коэн поделились в журнале Harvard Business Review результатами своего эксперимента по повышению продуктивности. Они обнаружили, что 41% своего времени высококвалифицированные работники умственного труда тратят на разного рода второстепенные виды деятельности, которые либо не приносят им профессионального удовлетворения, либо вообще могут быть выполнены другими.

Но почему же люди продолжают этим заниматься?

Исследователи предполагают, что многие любят чувствовать себя занятыми, потому что это повышает их чувство собственной значимости; они получают удовлетворение от выполнения небольших, незначительных задач; а также приветствуют даже скучные совещания, потому что это дает им возможность встать из-за рабочего стола и пообщаться с коллегами.

После того как Биркиншоу и Коэн научили людей останавливаться и по-новому смотреть на свой труд, те получили огромный выигрыш во времени. В среднем обученные этому подходу сотрудники начали экономить по восемь рабочих часов в неделю, сократив время работы за столом на шесть часов и время на совещания на два часа.

Так в чем же секрет такой впечатляющей экономии времени?

Исследователи научили людей анализировать каждую задачу с точки зрения того, не могут ли они:

• перестать это делать: какие вещи я могу перестать делать; какую работу я могу полностью игнорировать и это никак не отразится на моих результатах?
• перепоручить: какие задачи и обязанности я могу делегировать подчиненным; что можно передать на аутсорсинг?
• делать иначе: что я должен продолжать делать, но могу выполнять по-новому, более эффективно и быстро?

Чтобы применить этот подход на практике, составьте список всех дел и совещаний, которые были у вас на прошлой неделе, и ответьте на следующие вопросы:

1. Насколько важна эта конкретная работа для меня или моей компании? Что произойдет, если я просто перестану ее делать?
2. Я единственный человек, который может выполнить эту работу? Не может ли ее делать кто-то другой внутри или за пределами организации?
3. Как можно достичь такого же результата, но гораздо быстрее? Как бы я мог выполнить эту работу, если бы у меня была только половина времени?

Эти «три гарвардских вопроса» позволят вам определить наименее ценные задачи, которые можно полностью игнорировать или поручить кому-то другому, а также найти наиболее эффективные способы выполнения важных дел.

Аутсорсинг, делегирование и виртуальные помощники по всему миру

После выхода в свет бестселлера Тимоти Ферриса «Как работать 4 часа в неделю» в моду вошли виртуальные помощники. В те времена под виртуальным помощником понимался сотрудник на удаленной работе где-нибудь в Индии или на Филиппинах, который занимался разбором вашей электронной почты, назначением встреч и другими обычными административными обязанностями. К сожалению, во многих случаях языковой барьер и низкое качество работы делали виртуального помощника плохой заменой традиционному секретарю.

Но с тех пор концепция виртуального помощника претерпела значительное развитие, и сегодня она позволяет вам найти исполнителя фактически для любой работы, причем без предварительного планирования.

Uber была одной их первых компаний, которая популяризировала концепцию мобильного сервиса по требованию. Вы когда-нибудь завидовали «богатым и знаменитым», которые ездят на лимузинах с личными шоферами? Теперь вы можете запустить приложение Uber на вашем смартфоне, и через несколько минут автомобиль с персональным водителем будет вас ждать у дверей вашего офиса или дома.

Нет времени ходить по магазинам за продуктами? К вашим услугам сервисы по доставке еды. Для покупки непродовольственных товаров пользуйтесь сервисом Subscribe & Save от www.amazon.com.

Требуется человек, чтобы провести интернет-исследование, сделать обновления в социальных медиа, заказать столик в ресторане или отменить подписку на кабельное ТВ? Зайдите на сайт www.FancyHands.com.

Нужно выполнить хозяйственные работы? На TaskRabbit найдутся люди, готовые почистить вашу печь, собрать мебель IKEA или навести порядок в ваших шкафах. И не забывайте, что для всех ваших потребностей фрилансера существуют такие сайты, как www.fiverr.com, www.freelance.com и www.upwork.com.

На момент первой публикации книги «Как работать 4 часа в неделю» аутсорсинг был новинкой. Теперь считается нормой, что работу можно поручить лучшим людям, и никто не заботится о том, где они находятся географически. Благодаря повсеместному доступу в Интернет, Wi-Fi, Skype, электронной почте работа с удаленными членами команды больше не представляет собой проблемы.

Я живу в пригороде Филадельфии и активно пользуюсь услугами виртуальных помощников.

Кларисса является одним из дизайнеров обложек для моих книг; она живет в Сингапуре, и я понятия не имею, как она выглядит (мы общались только по электронной почте).

Баладжи живет в Индии, и я использую его команду для проведения исследований, интеллектуального анализа данных и создания слайдов.

Серена отвечает на мои технические вопросы по сервису почтовых рассылок Mailchimp (когда мы впервые связались с ней, она путешествовала по Ирландии, а теперь живет в Таиланде).

Камилла — одна из редакторов моих книг; на ее персональной странице сказано, что она живет в Соединенных Штатах, но я не в курсе, где именно.

Мэтт и Крис помогают мне с поддержкой моих веб-сайтов (я никогда не встречался с ними лично).

Помимо команды удаленных фрилансеров я регулярно нанимаю помощников для следующей работы:

Я плачу 60 долларов в неделю местной ландшафтной компании за стрижку моего газона.

Я плачу 100 долларов парню, который расчищает подъездную дорожку к моему дому во время сильных снегопадов.

Я плачу 150 долларов каждые две недели клининговой компании за наведение порядка в моем доме.

Я плачу 20 долларов в час женщине, которая каждое утро отвозит моих детей в школу.

Я плачу бухгалтеру, который ведет мою деловую и личную бухгалтерию. Я никогда не выписываю чеки сам.

Я нанимаю сантехников, электриков и маляров для ремонта моего дома.

Но Марк Кьюбан по-прежнему сам занимается стиркой

Но существует ли что-то, что не следует перепоручать другим? Заметьте: несмотря на то, что у меня есть помощница, которая каждое утро заезжает ко мне домой и отвозит моих троих детей в школу, я никогда не нанимал полноценную няню. Многие мои знакомые семьи пользуются услугами нянь, которые живут у них дома или приходят ежедневно на полный рабочий день, но лично для меня это было бы некомфортно. Я не хочу, чтобы со мной жил чужой человек, и я также придаю большое значение своей роли отца, поэтому стараюсь воспитывать своих детей сам.

Мне повезло в том, что у меня довольно гибкий рабочий график и я могу себе это позволить. Я не осуждаю других людей, которые делают другой выбор. Я решился на такой шаг сознательно, понимая, что это стоит мне определенных потенциальных доходов и карьерного роста.

Я также сам хожу в магазин за продуктами — почти каждый день или через день. Это совершенно нерационально с точки зрения оптимального использования времени, но я просто получаю от этого удовольствие. Мне нравится покупать свежие фрукты, овощи и рыбу, и, кроме того, поскольку я работаю дома, поход в магазин — хороший повод прогуляться, чтобы подышать свежим воздухом и погреться на солнце.

Миллиардер Марк Кьюбан признается, что он, как и в студенческие времена, сам занимается стиркой. Я тоже. Я мог бы нанять человека, который бы раз в неделю приезжал ко мне домой и перестирывал грязное белье вместо меня или отвозил бы его в прачечную — и, если вы терпеть не можете стирку, вам лучше так и поступить. Просто я не имею ничего против стирки и считаю, что это занятие немного «приземляет».

Суть в том, что вы должны стараться перепоручить другим людям как можно больше работы, кроме тех случаев, когда:

1. вы получаете удовольствие от этого занятия, оно помогает вам отдохнуть и подзарядиться энергией;
2. это занятие является частью ваших жизненных ценностей;
3. нанять кого-то стоит дороже, чем сделать эту работу самому.