Сколько раз в день вы проверяете электронную почту — или правильнее спросить, сколько раз в час? Если ваша работа не пострадает от более редкой проверки входящих сообщений, почему вы все равно это делаете? Здесь работает древний механизм получения удовольствия, заложенный в мозге человека задолго до изобретения интернета, считает автор книги "15 секретов управления временем". Можно ли сделать так, чтобы вы управляли электронной почтой, а не она — вами?
Электронная почта — игровой автомат для мозга
Согласно результатам опроса, проведенного McKinsey Global Institute, офисные сотрудники тратят 2,6 часа в день на чтение и ответы на письма по электронной почте, что составляет 33% от 40-часовой рабочей недели. (Да, сегодня мало кто трудится всего 40 часов в неделю, но все равно это значительная часть рабочего времени!)
Электронная почта стала одной из основных форм профессиональной коммуникации, что естественно привело к увеличению ее объема. При этом наш мозг использует электронную почту — и социальные медиа — как когнитивный игровой автомат.
Когда вы заходите в свой почтовый ящик, чтобы проверить новые сообщения, вы испытываете такие же эмоции, как в тот момент, когда дергаете за ручку "однорукого бандита". И точно так же в большинстве случаев ничего не выигрываете. Вы опускаете ручку вниз — динь-динь-динь... "О, смотри-ка! Интересная статья!" или даже "О, мне задали вопрос, на который я могу ответить за пять минут! Какой я полезный и продуктивный!".
Каждый раз, когда на вашем почтовом игровом автомате выпадает три вишни (бинго!), ваш мозг вырабатывает немного гормона счастья дофамина. Ах, как хорошо! Это заставляет вас возвращаться и повторять это действие снова и снова. Но есть способы избавиться от этой игровой зависимости.
Управление электронной почтой: 5 шагов
Откажитесь от всех подписок. Вам действительно нужны все эти рассылки с веб-сайтов? Эти сумасшедшие скидки? Эти потоки "новостей", единственная цель которых — заставить вас кликнуть мышкой? Не позволяйте этим заинтересованным лишь в своей выгоде отправителям бесцеремонно вторгаться в ваш рабочий день и прерывать ваши занятия. Зайдите в свою электронную почту и решительно отпишитесь от всех рассылок, которые только найдете! Также существует замечательный сайт, который позволяет легко отписаться от всех ненужных подписок, а оставшиеся сгруппировать в одно большое письмо, которое вы будете получать один раз в день в установленное время.
Отключите уведомления о входящих письмах. В нынешние времена, когда большинство из нас получает от 50 до 500 писем в день, включенная функция уведомлений о входящих письмах — это тяжкий грех. Уведомления нарушают вашу концентрацию, прерывают сосредоточенную работу и отвлекают во время выступлений на совещаниях и переговорах. Что бы это ни было — звуковой сигнал, вибрация на телефоне или всплывающее окно на мониторе, извещающее вас о новом сообщении, — отключите это!
Обрабатывайте электронную почту три раза в день по методу 3-21-0. Выделите на работу с электронной почтой три сеанса в день (утром, днем и вечером), установите таймер на телефоне на 21 минуту и старайтесь за это время полностью — до нуля — очистить вашу папку входящих сообщений. Превратите это в игру. Вероятно, 21 минуты будет явно недостаточно, но это поможет вам работать быстро и сосредоточенно, делать ваши ответы короткими и не начинать кликать по ссылкам, погружаясь в засасывающее болото интернет-развлечений.
Применяйте правило СОДА. Когда вы открываете электронную почту, вы должны произвести с каждым письмом одно из четырех действий — Сделать это, Отложить, Делегировать или Архивировать/Удалить. (В английском варианте это звучит как правило "четырех D" — Do, Defer, Delegate, Delete.)
Если вы решаете отложить, в большинстве случаев следует немедленно занести это дело в свой календарь-планировщик — превратить письмо в конкретный пункт вашего плана.
Если вы сомневаетесь, можно ли удалить какое-либо сообщение, просто его заархивируйте. В наши дни нет недостатка в месте для хранения, и в будущем вы легко сможете найти это письмо при помощи функции "Поиск".
Помимо четырех вариантов СОДА есть еще и пятый вариант — сохранить в виде файла. Это одна из форм архивирования, которая может оказаться полезной, если вы боитесь удалить нужную информацию. Создайте отдельные папки для всех ваших проектов, ключевых клиентов или даже такую беспрецедентную папку, как "Ответить когда-нибудь", и сохраняйте в них соответствующие электронные письма, чтобы держать ваш ящик входящих сообщений совершенно чистым.
Используйте строку темы, чтобы указать требуемое действие. В идеале в строке темы необходимо указывать не только тему письма, но и тип действия, которого оно требует. Это помогает получателям электронной почты быстрее и эффективнее обрабатывать ваши сообщения. И, будем надеяться, поможет научить их делать то же самое в ответ. Идея состоит в том, чтобы предварять тему письма ключевой метаинформацией.
Я предпочитаю использовать заглавные буквы, чтобы выделить эту метаинформацию на фоне темы. Вот некоторые примеры:
"К ВАШЕМУ СВЕДЕНИЮ: [тема]" — используйте это обозначение в том случае, когда вы просто хотите сообщить человеку некую информацию, не требующую никаких действий в ответ.
"ВЫПОЛНИТЬ к [ДАТЕ] или ОТЧИТАТЬСЯ О ВЫПОЛНЕНИИ к [ДАТЕ]: [тема]" — используйте это обозначение, когда получатель письма должен предпринять какое-либо конкретное действие.
"НЕ ТРЕБУЕТ ОТВЕТА: [тема]" — это предупреждение позволяет избавить вас от бесполезных "вежливых" ответов на ваши письма, когда люди просто пишут "Благодарю", "Спасибо, интересно", "Спасибо, посмотрю это на следующей неделе" и т.п.
"[тема]. КОНЕЦ СООБЩЕНИЯ" — это мой любимый вид письма, когда я могу уместить все сообщение в строке темы. Предупреждение "конец письма" говорит получателю о том, что ему не нужно его открывать — все его содержимое находится в строке темы.
Как повысить свою эффективность? Очень просто: планировать самому, что вам нужно выполнить, а не позволять другим решать это за вас. Большинство людей делают как раз последнее, практикуя, казалось бы, невинную, но совершенно антипродуктивную привычку начинать день с проверки электронной почты... В результате их внимание и энергия направляются туда, куда хотят другие люди, а не туда, где бы они произвели наибольший эффект.
Дэнни Ини, основатель компании Firepole Marketing, специализирующейся на обучении в области маркетинга и бизнеса
Как очистить почтовый ящик за десять минут
У моей знакомой Кристины в почтовом ящике больше 10 000 писем, причем большинство из них непрочитанных! Можете себе представить? Если у вас похожая ситуация, у вас может возникнуть желание объявить себя, как получателя электронной корреспонденции, полным банкротом и начать жизнь с чистого листа — а вернее, начать правильное управление своей электронной почтой с чистого почтового ящика.
Вот что я предлагаю:
- Разобраться со всей электронной почтой, поступившей в течение последних 48 часов.
- Создать папку под названием "Старые сообщения".
- Переместить в нее все оставшиеся входящие сообщения.
- Готово! Ваш почтовый ящик чист, и вы можете начать новые отношения с вашей электронной почтой без груза прошлых ошибок.
Не является ли это в некотором смысле обманом? Возможно. Нельзя ли заархивировать письма, а не создавать новую папку? Можно.
Но почему вы не сделали этого раньше — не заархивировали, не удалили или не сохранили в виде файлов все эти сообщения? Чего вы ждали? Большинство людей говорят мне, что боятся удалить или пропустить что-то важное. Судя по всему, они просто не знают, как пользоваться функцией архивирования. В этом случае самое простое решение — создать свою папку и переместить туда всю почту. Вперед!
