Как успеть все сделать и вовремя закончить свой рабочий день

Чтобы не оказаться в плену у собственной нерадивости, целесообразнее заканчивать работу в один и тот же час и параллельно доработать свой рабочий распорядок таким образом, чтобы повысить результативность своей деятельности. Предлагаем семь простых изменений.

Организованность работника всегда проявляется в том, как он заканчивает рабочий день. Просто поразительно, как иной раз люди берегут свое время - вовремя приходят на работу, успевают отлично подготовиться к планерке в 10.15, знают, когда, где и с кем им предстоит обедать, зачем им нужно быть на конференции в 14.45, чего ждать от беседы с клиентом в 16.30.

У таких работников весь рабочий день четко делится на составные части, правда, нет точного указания, когда покидать рабочее место. Если вы мне не верите, то загляните в свой ежедневник и поищите там пункт "Домой!".

У меня всегда вызывали удивление жалобы на многочасовую работу и отсутствие равновесия между личной жизнью и профессиональными обязанностями.

Без сомнения, для этой проблемы есть очень простое решение: определить час ухода с работы и строго его придерживаться. Впрочем, это скорее создаст новые проблемы, чем решит старую, - особенно если вы будете уходить с работы, не доведя до конца важные дела. В конце концов вы окажетесь в плену у собственной нерадивости.

Намного целесообразнее заканчивать работу в один и тот же час, но параллельно усовершенствовать свой рабочий распорядок, чтобы повысить результативность собственной деятельности. Предлагаю семь довольно простых изменений.

1. Приходите пораньше

Все очень просто. Раз вы желаете вовремя отправляться домой, приходите на работу заблаговременно. Почему об этом никто не думает? Ведь до прихода остальных можно так много сделать. Обстановка для работы идеальная. Никто не отвлекает ваше внимание - тишина, никаких телефонных звонков, никаких утренних чаепитий и разговоров о вчерашнем матче.

Если подобная кутерьма начинается около 10 часов, то вам следует приходить в 8.30 - тогда эти полтора часа будут так же плодотворны, как три-четыре часа в разгар рабочего дня. Только представьте, когда можно будет уходить домой при такой результативности.

2. Плотно закрывайте дверь

Закрытая дверь вовсе не признак нелюдимости или враждебности. Скорее, это некое препятствие, которое заставит ваших коллег дважды подумать, прежде чем нарушить ваш покой. Для общительных людей именно плотно прикрытая дверь отделяет эффективную работу от пустой суматохи.

3. Избегайте лишних перемещений

Некоторые не могут и десяти минут уделить коллеге, но с готовностью полетят на полуторачасовое совещание, сулящее выгодный заказ или клиента. Теряюсь в догадках о причинах такого поведения. Вероятно, таким людям просто хочется сменить обстановку. Или же им кажется, что ежедневные перелеты туда-сюда повышают важность вопросов, обсуждаемых при встрече.

Какова бы ни была действительная причина, на самом деле только некоторые ситуации требуют срочного вылета - как правило, вопрос всегда можно решить по телефону.

Я ни в коем случае не хочу принизить значение личного общения. Тем не менее ситуации отчаянной спешки, когда сроки жесткие и действовать нужно немедленно, знакомы каждому. Но и в таких случаях следует все-таки хорошенько подумать, прежде чем покупать билет на ближайший рейс. Наверняка что-то можно уладить, находясь на привычном рабочем месте. Отказавшись от двух-трех поездок, вы с пользой для дела выиграете двадцать пять-тридцать часов.

4. Найдите себе заместителя

Зачастую люди тратят неоправданно много времени только потому, что у них нет надежного помощника, который бы разделил с ними рабочую нагрузку и в случае необходимости встал у руля. Многие считают себя незаменимыми, все делают лично, не доверяя никому. Собираясь в двухнедельный отпуск, работают чуть ли не до полуночи и без выходных, лишь бы все закончить до отъезда. Вам это знакомо?

Такой подход неэффективен и вызывает у меня только усмешку. Незаменимых людей не бывает, и всегда найдется человек, которому по силам выполнить работу за вас. Между тем многие просто не осознают свою потребность в заместителе или не пытаются такового найти. Говоря о заместителе, я имею в виду вовсе не личного помощника или подчиненного, на чьи плечи можно переложить груз рутинных и тягостных обязанностей. Необходим, скорее, товарищ, способный в наиболее напряженные периоды работы подставить плечо или заменить вас во время отсутствия (такому коллеге вы и сами отплатили бы тем же).

Подыскать соответствующую кандидатуру гораздо сложнее, чем просто передать часть своих обязанностей другому. Впрочем, и такой метод помогает значительно сэкономить время. Во многом он напоминает создание партнерских отношений внутри коллектива, выгода от которых исчисляется свободным временем.

5. Учитывайте, что вы можете лучше справляться со своими обязанностями

Очень часто люди не понимают, что стали опытнее и делают свою работу гораздо лучше, чем раньше. Тем не менее они по-прежнему тратят много времени на те задачи, которые теперь можно выполнить значительно быстрее.

По сравнению с недавним прошлым сейчас я без особого труда связываюсь с нужными людьми, совещания провожу в два раза быстрее, успеваю надиктовать больше писем и провести больше переговоров по телефону. А уж когда у меня под рукой все современные средства связи, сделки заключаются буквально мгновенно. Повышение результативности есть следствие накопленного опыта.

Поразительно, но многие не осознают преимуществ, полученных благодаря возрасту и опыту. Темпы работы таких сотрудников остаются на уровне пяти- или десятилетней давности. Как будто время остановилось и годы не принесли ничего нового.

Я такого просто не принимаю. Если вы раз от раза лучше выполняете работу, следует делать ее в более сжатые сроки. Придерживаться этого принципа надо и при проведении совещаний и переговоров, и при написании писем. Если же вы по-прежнему тратите на это столько же времени, сколько несколько лет назад, вы просто обманываете себя, а подобное заблуждение наверняка продлит ваш рабочий день.

6. На работе надо работать

Среди моих знакомых есть пишущий редактор одного нью-йоркского журнала. Он должен вести определенный раздел и раз в месяц писать статью объемом в тысячу слов. В какой бы выходной я ему ни позвонил, он всегда сидит в офисе за этой самой статьей. За долгие годы не было ни одного исключения. Я как-то поинтересовался, не жалко ли ему терять выходные из-за какой-то статьи.

- О, я все это ненавижу! - последовал ответ.
- Так почему же не напишешь свой материал в течение рабочей недели? - спросил я.
- У меня все время уходит на совещания, деловые ленчи, телефонные переговоры и работу с авторами.

По моим наблюдениям, большинство офисных работников отличаются несобранностью. На рабочем месте так много отвлекающих факторов, что для реальных дел просто нет времени - от работы остается одно название.

7. Не разменивайтесь на мелочи

Наверняка бывали случаи, когда вы выступали с дельными, на ваш взгляд, предложениями, а руководство заставляло вас проверять их целесообразность. Начальник хотел знать о сроках исполнения проекта, о количестве привлеченных партнеров и, конечно же, о предстоящей прибыли. Отвечая на поставленные вопросы, вы постепенно приходили к мысли о слишком больших затратах и незначительной прибыли.

Руководители для того и существуют, чтобы решать судьбу проектов. Вместе с тем они помогают подчиненным понять, что затраченное время, усилия и материальные ресурсы должны окупаться. Каждая идея, требующая значительных затрат, особенно временных, должна при реализации приносить и ощутимую прибыль.

В отношении вашего личного времени действует аналогичный закон. Люди, которые успевают делать все, в том числе и уходить вовремя с работы, никогда не хватаются за каждую новую идею, контракт или клиента. Они весьма разборчивы и могут отказаться от "благоприятной возможности" в случае, если овчинка выделки не стоит. Боязнь трудностей здесь ни при чем. Такие люди отступают, предвидя непродуктивную трату сил.

В бизнесе необходимо распознавать тупиковые проекты и уметь от них отказываться. Только приобретя этот навык, вы будете заканчивать свой рабочий день вовремя.

Мелочи тоже требуют внимания

Итак, мы живем в эпоху огромных скоростей. Все вокруг меняется невероятно быстро. Мы, естественно, должны тоже в ускоренном темпе выполнять повседневные задачи. Нам необходимо идти в ногу со временем. Вот одиннадцать советов, которые помогут вам ускорить шаг.

1. Сразу же отвечайте на вопросы по телефону

Многие не спешат с ответом, когда к ним обращаются по телефону. У меня такая манера всегда вызывала недоумение. В мире стремительных перемен нельзя допускать никаких заминок. Нельзя оставлять дозвонившегося без ответа, пока вы решаете другие вопросы. Единственно правильный ответ - это немедленный ответ. Никто, конечно, не стоит рядом с секундомером, но вы должны понимать, что все меняется молниеносно. Пока вы соизволите ответить, ваша информация уже может потерять значение. Тогда вы не только прослывете безответственным, но и сами потеряете значение.

2. Перезвоните в тот же день

В любом деле, особенно в работе с клиентами, очень важно такое поведение. Оно не только демонстрирует всем вашу оперативность, но и сигнализирует другому человеку, что вы его цените и проявляете заботу о нем. Своевременный ответный звонок избавит вас от необходимости постоянно думать об одном и том же и позволит направить энергию на решение других вопросов.

3. Не говорите по телефону долго

Данный совет связан с предыдущим. Ограничивая телефонный разговор пятью (или меньше) минутами, вы не только выигрываете время для других звонков. Ускоряется темп вашей работы. Да и окружающие начинают действовать активнее, стараясь не отстать от вас.

Некоторые гордятся тем, что лично отвечают по телефону и всегда находятся на месте. Само по себе это, конечно, похвально. Однако раз вы готовы отвечать на каждый звонок, ваш распорядок будет зависеть от любого, у кого есть ваш номер.

Давным-давно, когда я еще не так строго следил за своим расписанием, я решил, что лучше звонить самому, чем отвечать на чужие звонки. В конце концов в том и состояла моя обязанность. Но целесообразнее было опередить их и сделать звонок самому. В результате мой рабочий день стал более упорядоченным.

4. Научитесь отказывать и не смущайтесь

Бывают люди, просто неспособные ответить отказом на какую-либо просьбу. Они всегда готовы помочь, без колебаний оказать услугу. Разумеется, в этом нет ничего плохого. Любая фирма нуждается в отзывчивых работниках.

Тем не менее такая услужливость может и навредить. Как правило, безотказные работники - самые несобранные. Они просто не знают, насколько далеко простираются их полномочия и в чем состоят их обязанности. Как будто на спине у них приклеена надпись: "Можете ломать мой график, сколько вам вздумается". И неудивительно, что коллеги с охотой нагружают их работой. Так кого же вы выберете? Того, кто всегда соглашается, или того, кто способен сказать "нет"?

5. Не тяните с извинениями

Порой людям требуется слишком много времени, чтобы признать собственную ошибку. Для новичков вообще характерно не сомневаться в своих действиях. Когда же они вдруг осознают, что виновны, то и тогда не спешат исправлять ошибки. Тянут до последнего (мысль попросить прощения у многих вызывает ужас). Ждут подходящего момента, чтобы вся процедура прошла для них как можно менее болезненно. А ведь все это время человек, которого они обидели, остается один на один со своим уязвленным самолюбием. И все это время дело стоит на месте. Чем дольше вы тянете с извинениями, тем больше у других обиды и отрицательных эмоций.

Всегда признавайте собственную неправоту. Если вы кого-то обидели, попросите прощения. Чем скорее вы это сделаете, тем быстрее можно будет двигаться дальше.

6. Обедайте быстрее

Мне, как и всем, нравится спокойная, неторопливая, роскошная трехчасовая трапеза. Однако сегодня большинство деловых людей ценят вовсе не гастрономическую, а социальную сторону ленча или обеда. Им приятна теплая атмосфера хорошего ресторана, дружеский тон беседы, а также возможность продолжить знакомство и развивать деловые отношения. А вот сама еда их раздражает. Они заказывают салат или, чтобы не отставать от голодных партнеров, две порции какой-нибудь закуски. Не обходят они и десерт.

Мой вам совет: обедайте быстрее. Зачем тратить два часа на дело, которое можно решить за час с небольшим?

7. Сделайте совещания короче

Совещание, как и любое другое мероприятие, требует времени. Если можно сократить телефонный разговор или обед, то и совещание вполне реально провести быстрее. И не забывайте: никто вас за это не будет порицать.

8. Начинайте работать без промедления

Между принятием решения и его воплощением в жизнь существует разрыв во времени. Я постоянно вижу тому доказательства. Люди встречаются, чтобы что-то решить. Решение принято, но проходит три или четыре недели, прежде чем кто-то возьмется за его реализацию. Почему так происходит, не знаю. Такая же задержка наблюдается при ответе на вопрос. Если вы хотите произвести хорошее впечатление на начальство, выполняйте его решения без промедления. Полагаю, руководителей приятно удивит такая исполнительность.

9. Торопитесь с благодарностью

Простое правило: впечатление от вашей благодарности обратно пропорционально времени, на которое выражение благодарности откладывалось. Чем дольше вы откладываете изъявление признательности, тем меньшее впечатление произведут ваши слова. В некоторых случаях, когда прошло уже очень много времени, бывает лучше вообще не посылать благодарностей. Итак, не тяните. Поблагодарите как можно скорее.

10. Считайте, что 90 процентов - достаточно

Если на выполнение задания уходит два дня вместо одного, то наверняка лишний день требуется на то, чтобы довести результат до совершенства. Люди стараются выполнить задачу на все 100 процентов, тогда как в действительности достаточно и 90 процентов.

Как-то знакомый меломан показал мне стереосистему стоимостью 100 тысяч долларов. Звук, конечно, потрясающий, но было ли необходимо тратить такие деньги? Неужели качественная стереосистема за меньшую сумму сильно отличается?

- Все мне задают этот вопрос, - ответил мой знакомый. - Десятитысячная техника звучала бы на десять процентов хуже, но немногие бы уловили разницу. Стремление к совершенству увеличивает стоимость. Каждый процент качества стоит около 10 тысяч долларов.

В бизнесе действует аналогичное правило. Стремление к идеалу в работе оборачивается тем, что вы тратите дни, а то и недели драгоценного времени. Я уже давно решил, что буду разбирать 100 писем и выкладываться на 90 процентов, нежели на 100 процентов разбирать 90 писем. Лучше ответить сотне людей, чем пропустить десять вопросов. Отшлифовывать докладную записку до блеска бриллианта вряд ли имеет смысл.

11. Отчеты должны быть краткими

Лаконичные отчеты - благо для всех. И тот, кто их пишет, и тот, кто читает, экономят время.