Если вы загорелись идеей учиться за рубежом бесплатно и определились, грант на обучение в какой стране хотели бы получить, следующий трудоемкий этап — подготовка документов. Самые главные из них CV и мотивационное письмо. Как его написать?
Подача заявки — самый ответственный шаг во всей процедуре получения гранта на обучение за границей. Эксперты знакомятся с кандидатами, имея на руках только стандартный пакет документов, к которому в редких случаях можно прикрепить фотографию. Поэтому при подготовке документов важно учесть все формальности.
Стипендиаты отмечают, что для таких стипендий, как DAAD, важно не только соблюсти все требования к оформлению документов, но и разложить документы именно в том порядке, в каком они перечислены на сайте программы. Иногда собеседование для получения стипендии просто не предусмотрено, и организаторы выбирают стипендиатов, опираясь только на представленные кандидатами документы.
Чтобы получить стипендию, нужно доказать, что кандидат этого достоин и его проект — это лучшее вложение средств. Так как человека отборочная комиссия не видит, пакет документов — это основной способ рассказать о себе и единственная возможность произвести впечатление. Нужно показать масштаб личности, и каждый документ играет тут особую роль.
В мотивационном письме кандидат рассказывает о своем плане. В резюме показывает, что все, о чем написал, ему по силам. В рекомендациях уважаемые люди подтверждают, что все написанное — правда. Транскрипты — технический документ, который помогает понять, можно ли формально претендовать на обучение по конкретной программе.
При подготовке пакета документов важно не только описать все свои заслуги, но и подумать о потенциальных читателях. Очевидцы и потерпевшие утверждают, что российская традиция официально-делового стиля приносит много боли приемным комиссиям — все документы, включая даже мотивационное письмо, которое должно вызвать у читателя эмоции, написаны тяжелым, сухим языком, речь перенасыщена стандартными формулировками и штампами.
Чтение таких документов оказывается непосильным трудом, и редкие из них бывают действительно дочитаны до конца. К тому же зачастую один пакет документов нельзя отличить от другого именно из-за скучного языка — а это точно не то, что нужно соискателю.
Мотивационное письмо на грант: начинайте заранее
Самый важный документ из всего пакета. Если при отборе кандидатов работает балльная система, это именно тот вид документа, который может принести или отнять больше всего очков. На его написание нужно запланировать побольше времени — чаще всего задание оказывается намного сложнее, чем кажется на первый взгляд. Над черновиком письма имеет смысл начать работать еще на этапе "самокопания" — ко времени, когда нужен будет законченный вариант, найдутся и пригладятся нужные фразы.
Если кандидат собирается подавать заявку на несколько программ, то имеет смысл разработать шаблон, который потом будет адаптирован под каждую конкретную программу, — скорее всего, программы и цели грантодателей будут немного отличаться между собой, и это нужно обязательно учитывать.
Главное в мотивационном письме — показать, что поставленные кандидатом цели и задачи актуальны, важны, выполнимы и коррелируют с целями грантодателя.
Идеальный объем мотивационного письма — одна страница (если в требованиях не указано другое). Идеал, к которому нужно стремиться, — 2/3 страницы.
Самое важное в мотивационном письме — первый абзац. Важнее первого абзаца только его первая фраза (summary). Ее структура: кем является кандидат и какие у него есть преимущества ("Я уже развил такие-то свои сильные стороны"), его потребности ("Мне не хватает определенных ресурсов") и обоснование этих потребностей ("Чтобы развиваться в том-то и решать такие-то задачи").
Со второго по пятый абзац нужно рассказать про актуальность проекта (если это учеба, то проектом является сам кандидат), почему именно это решение окажется идеальным и как профессиональные и личные качества повлияют на реализацию проекта.
Последний пункт мотивационного письма — это Call to Action. Этот пункт нужен не всегда, но иногда он уместен — если процесс отбора многоступенчатый, то лучше упомянуть о том, что существуют проекты и обстоятельства, о которых хотелось бы рассказать лично, поэтому продолжение общения будет очень кстати.
Структура CV
CV (Curriculum Vitae) — это чаще всего одностраничный документ, который, если просмотреть его по диагонали, позволяет получить основную информацию о человеке. В России такой документ чаще всего называют резюме, хотя у CV есть серьезные отличия от resume — CV распространен среди научных или творческих сотрудников, он может быть чуть длиннее, чем обычное резюме, а фокус здесь смещен на образование, научную деятельность и достижения кандидата. Из документа должно быть ясно, чего уже добился и на что претендует кандидат: учебу, стажировку или работу, в какой сфере и на каком уровне.
CV не имеет строгих требований к оформлению, но есть общепринятая структура. Ее стоит придерживаться, если документы будут подаваться в консервативный фонд и на специальность, где не принято проявлять творческий подход. Однако если несколько поданных заявок не привели к желаемому результату, возможно, все дело в CV и с ним стоит поэкспериментировать.
Шапка. Содержит имя и контакты (почта, мобильный телефон и Skype). Почту лучше всего заводить на международном и распространенном ресурсе (например, Gmail), и она не должна вызывать вопросов — не стоит использовать в адресе дату рождения и непонятные (или вызывающие ненужные ассоциации) слова.
Шапка не должна занимать много места, поэтому не нужно подписывать каждый контакт и разъяснять, что это почта, а это телефон, — по их виду и так понятно. Если позволяет место, можно указать возраст и гражданство — хотя есть ряд стран, где это не принято.
Achievements. Сюда нужно внести в систематизированном виде всю важную информацию — об основных проектах, наградах и других заслугах. Достижения должны быть релевантны Edge.
Edge. Это одна фраза, выражающая основное конкурентное преимущество.
Education и Experience. Здесь важно указывать только релевантную информацию, только то, что относится к нужной сфере деятельности. Лучше взять по три самых показательных примера и в том, и в другом случае.
Publications/Research. Считается, что упоминать о наличии научных публикаций нужно только в случае, если кандидат собирается продолжать заниматься научной работой. Здесь важно соблюдать чувство меры и не перечислять всё. Но если резюме, наоборот, исследовательское, то это случай, когда его объем может превышать одну страницу.
Skills. Сюда нужно отнести всякие необязательные вещи — всё, что кажется не слишком важным. Лучше показывать всё в кейсах — простое перечисление качеств уже давно не внушает доверия. В пункте про владение компьютером ждут, скорее всего, простой фразы Advanced User, а не перечисления программ. Конечно, это не относится к таким специальностям, как дизайн и программирование. Но от перечисления программ вроде Word и Excel лучше воздержаться — считается, что этим набором кандидат владеет по умолчанию.
Hobby. С этим нужно быть осторожнее: если перечислить всё — от плавания до вышивания крестиком, — есть риск произвести впечатление поверхностной личности. Если вы любите читать, то нужно указать, сколько книг в месяц вы обычно прочитываете, а если занимаетесь спортом, то какой год подряд. Игнорировать этот пункт тоже не стоит — именно он намекает на вашу разносторонность и может придать заявке человечность и душевность.
References. Здесь нужно указать контакты людей, которые смогут за вас поручиться. Лучше указывать только имейлы и не давать телефоны, чтобы впечатление не было испорчено внезапным звонком и плохой связью.
Кто может написать рекомендательное письмо
Рекомендации иногда бывают даже важнее, чем мотивационное письмо: в письме можно написать что угодно, но, если эта информация не подтверждена в рекомендациях, кандидату вряд ли кто-то поверит.
Существует два типа рекомендаций: профессиональные и личные. И те, и другие может написать кто угодно. Главное заблуждение — это думать, что рекомендацию лучше всего получить от декана факультета или CEO компании.
На самом деле довольно редко кому приходится работать с первыми лицами компании, а декан не знает каждого студента в лицо. Лучше выбирать людей, которые действительно смогут проиллюстрировать качества кандидата примерами из жизни: научного руководителя, коллегу и даже друга.
Структура рекомендации повторяет структуру мотивационного письма. Самым главным является первый абзац — если он неудачный, то дочитывать письмо никто не будет.
Процесс написания рекомендательных писем лучше контролировать. Например, можно подготовить тезисы или черновик такого письма, который рекомендующий сможет отредактировать.
Все важные моменты лучше обговорить заранее: рекомендации должны быть напрямую связаны с мотивационным письмом, поэтому важно, чтобы в них были расставлены акценты на одни и те же качества кандидата.
Как бы ни выглядел процесс написания письма, важно согласовать документ до мельчайших деталей — чтобы рекомендатель был согласен абсолютно со всем написанным. И если в мотивационном письме качества кандидата описываются кратко, то в рекомендательном должны быть примеры, которые их иллюстрируют.
